Externe Audits sind Prüfungen von Finanzunterlagen, die von einem vom Kunden völlig unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt werden. Eine externe Prüfung kann in den Finanzunterlagen einer natürlichen Person, eines Unternehmens, einer gemeinnützigen Organisation, einer Regierung oder einer anderen Rechtspersönlichkeit durchgeführt werden. Prüfungen dieser Art können von einer Aufsichtsbehörde angeordnet oder auf Anfrage einer Person, eines Unternehmens oder einer Organisation durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die üblichen Rechnungslegungspraktiken befolgt werden.
Der Wert einer externen Prüfung besteht darin, dass der Buchhalter, der die Finanzunterlagen bewertet, vor jeglicher Art von Voreingenommenheit oder Vorurteil steht. Theoretisch trägt dies dazu bei, dass die Prüfung ohne die Möglichkeit von Unregelmäßigkeiten voranschreiten kann und das Endergebnis der Prüfung vollständig und vollständig korrekt ist. Häufig wird mindestens einmal jährlich eine externe Revision durchgeführt, nachdem Wirtschaftsprüfer, die Mitarbeiter des Unternehmens oder der Organisation sind, eine interne Revision durchgeführt haben. Dieser zweigleisige Ansatz zur Bewertung der Buchführung macht es praktisch unmöglich, dass Unregelmäßigkeiten in den Buchführungen unentdeckt bleiben.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Organisationen und Unternehmen Bestimmungen für eine externe Prüfung in Dokumenten wie Gründungsurkunden oder Satzungen aufnehmen, die eine Organisation regeln. Dies gilt insbesondere für gemeinnützige Organisationen, die für ihre Tätigkeit auf Beiträge von Mitgliedern und anderen Spendern angewiesen sind. Häufig werden die Prüfungsergebnisse den Mitgliedern und anderen zur Verfügung gestellt, so dass die Spendenaufzeichnungen und die Verwendung der gesammelten Mittel transparent sind. Heute ist es nicht ungewöhnlich, dass religiöse Organisationen sowie andere Arten von Non-Profit-Organisationen routinemäßig externe Audits durchführen und die Ergebnisse zum Nutzen der allgemeinen Mitglieder und für jeden, der an einer Mitgliedschaft in der Organisation interessiert ist, veröffentlichen lassen.
Die Vorbereitung auf ein externes Audit wird durch das Befolgen einer einfachen Audit-Checkliste etwas vereinfacht. Eine solche Liste ist bei der Firma erhältlich, die die Prüfung durchführen soll. In größeren Organisationen gibt es oft einen Prüfungsausschuss, der damit beauftragt ist, die Checkliste zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Buchhaltungsunterlagen dem externen Prüfer oder einem größeren Prüfungspersonal zur Verfügung gestellt werden, wenn die Organisation über mehrere Standorte und Tochtergesellschaften verfügt. Heutzutage kann der Einsatz von Audit-Management-Software den Prozess der Durchführung der eigentlichen externen Prüfung beschleunigen, wodurch es viel einfacher wird, offensichtliche Probleme in kurzer Zeit anzugehen und zu lösen. Ein effizientes Softwarepaket kann es den Abschlussprüfern ermöglichen, alle vorgenommenen Korrekturen zu vermerken und die Buchhaltungsunterlagen als vollständig konform mit den geltenden Vorschriften sowie den üblichen Rechnungslegungspraktiken zu bestätigen.