Ein Flussprozessdiagramm ist ein Diagramm, das sowohl Text als auch Symbole verwendet, um die Aktionen anzuzeigen, die zum Abschließen eines bestimmten Prozesses erforderlich sind. Diese Art von Diagramm stellt jeden Schritt in chronologischer Reihenfolge dar, mit Symbolen, die den Beginn und das Ende des Prozesses sowie Entscheidungen und Handlungen anzeigen, die auf dem Weg erfolgen. Ein Ablaufdiagramm ist hilfreich, um das jeweilige Verfahren zu visualisieren und Schwachstellen zu identifizieren.
Prozessflusssymbole umfassen typischerweise drei unterschiedliche Formen. Ein Oval wird verwendet, um den Anfangs- und Endpunkt des Prozesses anzuzeigen. Ein Rechteck zeigt Aktionen an und eine Raute zeigt eine Entscheidung an. Jede Form ist durch einen Pfeil mit anderen Formen verbunden, der den Betrachter von einem Vorgang zum nächsten führt. Jede Form enthält Wörter, die diesen Schritt des Prozesses beschreiben.
Ein Flussprozessdiagramm hat typischerweise einen einzelnen Startpunkt. Dies kann mit „Start“ gekennzeichnet sein oder den Zweck des Diagramms anzeigen, wie z. B. „Kundendienstanruf“. Ab diesem Punkt führen Pfeile zu möglichen Aktionen oder Entscheidungen. In Fortsetzung des vorherigen Beispiels kann ein Flussprozessdiagramm zur Bearbeitung von Kundendienstanrufen Fragen enthalten, die dem Anrufer gestellt werden sollten, z. B. „Welches System verwenden Sie?“ Jede Frage wird zu möglichen Antworten verzweigen. Diese Antworten können zu einer weiteren Frage zur weiteren Klärung des Problems oder zu einer Lösung führen, mit der das Ziel des Anrufs effektiv erreicht wird.
Nach einer Reihe von Entscheidungen und Aktionen führt das Flussprozessdiagramm schließlich zu einem Endpunkt. Einige Diagramme haben einen einzigen Anfang und ein einziges Ende, während andere zu mehreren Schlussfolgerungen führen können. Ein Kundendienstanruf könnte mit einer Vielzahl von Lösungen enden, die für das Problem geeignet sind. Das Diagramm kann dort enden oder jede Lösung auf eine andere Aktion hinweisen, beispielsweise eine Aufforderung zum Ausfüllen einer Umfrage zur Wirksamkeit des Dienstes.
Aktionen oder Entscheidungen, die für mehr als ein Szenario gelten, werden in einem Flussprozessdiagramm nicht mehrmals angezeigt. Der Vereinigungsprozess wird einmal mit mehreren Pfeilen angezeigt, die dorthin führen. Wenn das Endziel des Flussdiagramms unabhängig vom Prozess das gleiche ist, kann das Oval, das den Endpunkt des Diagramms bezeichnet, auf mehrere Aktionen oder Entscheidungen zurückgeführt werden.
Ein Flussprozessdiagramm ist ein nützliches Werkzeug für Unternehmen, da es eine Visualisierung der im Verlauf eines Prozesses durchgeführten Aktionen bieten kann. Wenn der Prozess zu kompliziert erscheint, hilft diese Grafik dabei, Schwachstellen zu identifizieren, an denen er geklärt oder verbessert werden kann. Ein Flussprozessdiagramm ist auch nützlich, um Entscheidungen zu treffen. Es bietet leicht verständliche Anweisungen, um das richtige Verfahren in einer Vielzahl von Situationen zu befolgen.