Logistik stellt die Aktivitäten dar, die ein Unternehmen durchführt, um Waren durch verschiedene Verteilungspunkte zu transportieren. Ein Frachtaudit ermöglicht es einem Unternehmen, Frachtrechnungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, anzupassen und zu überprüfen. Dieser Prozess beginnt mit dem Sammeln von Frachtbriefen von Lieferanten; Die Mitarbeiter des Unternehmens geben die Rechnungen dann in ein computergestütztes Buchhaltungssystem ein. Buchhalter überprüfen jede Rechnung auf Punkte wie Kilometersatz, Zusatzgebühren und Tarife. Der Zweck eines Frachtaudits besteht darin, die Gültigkeit und Richtigkeit jeder Rechnung sicherzustellen.
Versand und Fracht können für bestimmte Unternehmen hohe Kosten verursachen. Diejenigen im Einzelhandel oder in der Gastronomie sind am stärksten von Fracht betroffen. Auch steigende Öl- und Gaspreise können ein Frachtaudit wichtiger machen. Häufig geben Unternehmen Versand- und Frachtkosten an die Kunden weiter. Das Versäumnis, genaue Aufzeichnungen über diese Gebühren zu führen, kann zu höheren Kosten führen, ohne dass Preiserhöhungen ausgeglichen werden, um gleiche Gewinne zu gewährleisten.
Das Frachtaudit kann ein regelmäßiger Überprüfungsprozess sein. Buchhalter können jeden Monat einige Rechnungen stichprobenartig überprüfen, um sicherzustellen, dass keine zusätzlichen Gebühren anfallen. Große Unternehmen beschäftigen oft einen Fracht- oder Logistikanalysten. Dieser Mitarbeiter ist der Vermittler zwischen Frachtunternehmen und dem Unternehmen. Seine oder ihre Aufgabe besteht darin, alle vom Management genehmigten Rechnungen nach Erhalt in das System einzugeben; fragwürdige Rechnungen müssen vor der Eingabe in das System korrigiert werden.
Drei verschiedene Methoden stehen zur Verfügung, um Frachtauditverfahren zu durchlaufen. Beim manuellen Abgleich müssen Buchhalter jede Rechnung von Hand auf identifizierte Elemente überprüfen. Software kann programmierbar sein, um Ausnahmen zu melden, wenn Frachtkosten über einem bestimmten Niveau liegen. Outsourcing ist die dritte Option. Unternehmen können ein externes Unternehmen beauftragen, Fracht- und Versandrechnungen zu bearbeiten und nach Unstimmigkeiten zu suchen.
Ein weiterer Zweck des Frachtaudits besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle von Lieferanten gewährten Rabatte erhält. Die meisten Frachtanbieter bieten prozentuale Rabatte für bestimmte Versandmengen an. Das Frachtaudit stellt sicher, dass keine Rechnungen gehen, ohne den richtigen Rabatt zu erhalten. Sondergebühren für Frachtbriefe werden ebenfalls überprüft. Buchhalter müssen erkennen, warum diese auf dem Frachtbrief stehen und wie sie in das Hauptbuch kodiert werden.
EDV-gestützte Buchhaltungs- oder Managementsysteme sind in der Regel ein Muss für den Frachtauditprozess. Dies ermöglicht den nahezu sofortigen Eingang von Rechnungen und Rechnungen zur Überprüfung. Buchhalter können die Rechnungen rechtzeitig erhalten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel Geld zahlt, bevor sie die Frachtrechnungen überprüfen.