Ein Ledger ist eine Buch- oder Computerdatei, die zur Eingabe von Buchhaltungsunterlagen verwendet wird. Es listet normalerweise die Belastungen und Gutschriften auf, die mit der Entität verbunden sind, für die die Transaktionen aufgezeichnet werden. Hauptbücher wurden traditionell auf Papier geführt und oft in gebundene Bücher eingetragen. Mit dem Beginn des Computerzeitalters wurden elektronische Versionen immer häufiger.
Es gibt drei gängige Arten von Ledgern: Haupt-, Einkaufs- und Verkaufsbücher. Oft werden alle drei zusammen verwendet. Das Hauptbuch ist am aufwendigsten, während Einkaufs- und Verkaufsbücher nur die Transaktionen von Kreditoren bzw. Kunden erfassen.
Das Hauptbuch ist in der Regel nach den fünf verschiedenen Arten von Konten organisiert: Aktiva, Passiva, Einnahmen, Ausgaben und Eigenkapital. Einige Hauptbücher zeigen auch Gewinne und Verluste. Es verwendet eine Art der Eingabe, die als doppelte Buchführung bekannt ist. Das bedeutet, wenn etwas von einem Konto entfernt wird, muss es einem anderen hinzugefügt werden. Standardmäßig erscheinen die Belastungsbuchungen in einer Spalte auf der linken Seite und die Entlastungen auf der rechten Seite.
Ein Einkaufsbuch verfolgt alle Beträge, die einem Kreditanbieter gezahlt und geschuldet werden. Dies kann ein Buch mit mehreren Kategorien oder eine Buchreihe sein, so dass es für jeden Anbieter eines gibt. Häufige Einträge sind Informationen aus Rechnungen und Gutschriften. Der dem Lieferanten geschuldete Betrag ist der Saldo, auch bekannt als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Das Verkaufsbuch verfolgt Kreditdebitoren- oder Debitorenkonten. Dieser Datensatz wird häufig als Konten oder Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet. Der Saldo dieses Kontos ist der von Kreditkunden fällige Betrag. Transaktionen dieser Art werden als Vermögenswerte erfasst. Verkaufsbücher werden häufig verwendet, um zu ermitteln, wie viel Kunden am Monatsende schulden, oder um Verkaufsberichte zu erstellen.
Ledger dienen in der Regel als dauerhafte Aufzeichnung für alle Finanztransaktionen eines Unternehmens. Sie werden häufig für die Erstellung von Jahresabschlüssen in jeder Berichtsperiode verwendet. Diese Aufzeichnungen können auch nützlich sein, um frühere Probleme zu recherchieren. Genaue Hauptbücher sind nicht nur für das Wohl des Unternehmens am besten, sondern auch eine rechtliche Notwendigkeit.
Computer-Ledger gibt es in verschiedenen Formaten, abhängig von den Anforderungen des Unternehmens. Kleine, einfache Unternehmen können häufig Tabellenkalkulationen verwenden, um Konten zu verfolgen. Größere Unternehmen verwenden häufig Buchhaltungssoftware. Dies kann ein Massenprodukt, ein maßgeschneidertes Programm oder eine speziell für das Unternehmen entwickelte Software sein.