Ein Inkassoauftrag ist eine Art von Dokument, in dem versucht wird, eine Zahlung zu leisten oder eine Art von Informationen zu liefern. Abhängig vom genauen Zweck des Dokuments kann es sich auf die Aufforderung zur Zahlung überfälliger Salden konzentrieren oder eine Mitteilung über ausstehende Maßnahmen sein, die ergriffen werden, um eine Bestellung abzuschließen oder eine Transaktion vollständig abzuwickeln. Während ein Inkassoauftrag häufig mit dem Versuch verbunden ist, eine Forderung einzuziehen, kann sich der Begriff auch auf interne Dokumente beziehen, die von verschiedenen Arten von Unternehmen erstellt und zur Übertragung von Informationen innerhalb eines Finanzinstituts oder einer anderen Art von Institution verwendet werden.
Wenn der Inkassoauftrag in Form eines Inkassoschreibens oder eines Inkassoschreibens vorliegt, weist der Text des Dokuments einen Schuldner in der Regel darauf hin, dass eine Zahlung auf einem offenen Konto überfällig ist, und fordert den Schuldner auf, eine Zahlung zu leisten. Unternehmen verwenden diese Form des Inkassoauftrags häufig, wenn ausstehende Rechnungen nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Ausstellung altern, wobei die Aufträge 45, 60 und 90 Tage nach Ausstellung als Mahnung ausgestellt werden. Der genaue Inhalt des Inkassoauftrags hängt von der Zeit ab, die seit dem letzten Zahlungseingang vergangen ist. In einigen Fällen kann der Inhalt des Schreibens auch Anweisungen enthalten, wie der Gläubiger kontaktiert und Vorkehrungen für die Zahlung des überfälligen Saldos getroffen werden können.
Eine alternative Form des Inkassoauftrags betrifft die Übermittlung von Daten oder Geldern innerhalb einer Betriebsorganisation. Beispielsweise kann ein Finanzinstitut ein als Inkassoauftrag bezeichnetes Formular verwenden, um den Fluss von Quittungen oder zahlbaren Beträgen durch das System des Instituts zu dokumentieren. Abhängig von der Art der betreffenden Transaktionen können die Details in der Bestellung dabei helfen, genaue Aufzeichnungen über Buchungen zu führen, die Auszahlungen beinhalten, sowie Geldmittel, die zwischen Konten transferiert werden.
Bei jeder Art von Inkassoauftrag besteht die Idee darin, die Erfassung irgendeiner Art von Daten oder Geldern zu beschleunigen. Normalerweise muss die Erstellung eines solchen Dokuments in Übereinstimmung mit den staatlichen Vorschriften erfolgen, die in der Gerichtsbarkeit, in der der Emittent ansässig ist, gelten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die versuchen, Zahlungen auf überfällige Rechnungen einzuziehen, sowie für Finanzinstitute, die alle Transaktionen dokumentieren müssen, die innerhalb der Struktur dieser Institute auftreten.