Ein Inkassoverfahren umreißt klar die Richtlinien und Verfahren, die ein Unternehmen ergreift, um Schulden im Falle einer Nichtzahlung einzuziehen. In einigen Regionen müssen Organisationen wie Universitäten, Steuerbehörden und Versorgungsunternehmen zu Informationszwecken der Öffentlichkeit Informationen über ihre Inkassoverfahren zur Verfügung stellen. Diese Richtlinien schaffen auch ein System, das Mitarbeiter befolgen müssen, wenn sie Schulden bearbeiten und das Unternehmen bei Verhandlungen mit Schuldnern vertreten. Sie können in Mitarbeiterhandbüchern und anderen internen Dokumenten veröffentlicht werden.
Solche Dokumente können mit einer Erörterung der grundlegenden Bedingungen beginnen, wie beispielsweise einer Netto-Rückzahlungsvereinbarung für Schuldner. Gemäß den Bedingungen haben die Menschen einen bestimmten Zeitraum, um ihre Rechnungen zu erhalten und zu bezahlen, sie anzufechten oder einen Zahlungsplan auszuhandeln. Reagieren sie nicht, kann das Unternehmen ein Inkassoverfahren einleiten, um das Geld einzuziehen. Der Umfang der Inkassotätigkeit kann von der Art der Forderung abhängen; Steuerbehörden können beispielsweise Eigentum beschlagnahmen und versteigern, um unbezahlte Steuern zu decken.
Im Rahmen des Inkassoverfahrens müssen Schuldner Mitteilungen erhalten, die Informationen über die Schuld, anfallende Zinsen und Gebühren sowie die Zahlungsrichtung enthalten. Wenn sie antworten, kann das Unternehmen in die nächste Phase eintreten, die Forderung vollständig eintreiben oder einen Zahlungsplan erstellen. Wenn Schuldner auf Zahlungsaufforderungen nicht reagieren, kann das Unternehmen möglicherweise gerichtliche Schritte einleiten, um die Gelder einzuziehen. Es kann auch eine Untersuchung durchführen, um vermisste Schuldner ausfindig zu machen und Vermögenswerte zu identifizieren, die für eine Pfändung in Frage kommen könnten, wenn es zu einer Pfändungstätigkeit berechtigt ist.
Eindeutig festgelegte Inkassoverfahren können ein Unternehmen vor gesetzlicher Haftung schützen. Behandelt sie alle Schuldner gleich, können ihr keine diskriminierenden Praktiken vorgeworfen werden. Die Festlegung von Richtlinien ermöglicht es den Mitarbeitern, diese gegenüber allen Schuldnern sorgfältig und neutral zu befolgen, anstatt nach eigenem Ermessen zu handeln. Die Dokumentation kann auch im Streitfall hilfreich sein, da das Unternehmen nachweisen kann, dass es sich bei der Bearbeitung einer Angelegenheit an die Gesetze und interne Verfahren gehalten hat.
Diejenigen, die Fragen zum Sammelverfahren haben, können die Dokumentation einsehen und eine Erklärung aller Komponenten anfordern, die sie nicht verstehen können. Bevor Sie eine Forderung aufnehmen, kann es ratsam sein, alle Bedingungen, einschließlich der Angaben zum Inkassoverfahren, zu überprüfen. Dies kann wichtige Informationen darüber liefern, was Menschen tun sollten, wenn sie befürchten, dass sie möglicherweise nicht zahlen können.