Ein Kompetenzmanagementsystem (CMS) ist ein Werkzeug, das viele Unternehmen und Organisationen verwenden, um das Kompetenzniveau eines Mitarbeiters zu bestimmen und zu verbessern. Es handelt sich normalerweise um eine webbasierte oder Softwareanwendung, die die Verwendung einfacher und zugänglicher macht. Das CMS kann auch schnellere Ergebnisse und eine objektivere Analyse der Kompetenz eines Mitarbeiters liefern.
Ein modernes Kompetenzmanagementsystem erkennt die Einzigartigkeit eines Menschen an. Durch die Identifizierung der Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters kann ein auf jeden Mitarbeiter zugeschnittenes Lern- und Schulungsprogramm erstellt werden. Das System kann nicht nur bei der Präsentation von Mitarbeitern helfen, sondern auch der Personalabteilung eines Unternehmens dabei helfen, die am besten geeigneten Bewerber einzustellen. Ein wichtiges Thema bei der Einstellung von Bewerbern ist der „Skills Gap“, der sich auf die Diskrepanz zwischen den vorhandenen Fähigkeiten eines Bewerbers und den Fähigkeiten bezieht, die ein bestimmter Beruf erfordert. Mit einem Einstufungstest ermittelt das CMS die Kompetenzlücke und hilft, diese zu reduzieren.
Unternehmen, die ein Kompetenzmanagementsystem verwenden, haben außerdem den Vorteil, dass sie die Fähigkeiten und Kenntnisse eines Mitarbeiters mit einer bestimmten Position abgleichen. Normalerweise kann das CMS ein Mitarbeiterprofil erstellen, das mit einem aktuellen Stellenprofil verglichen werden kann, um die Entscheidung zu erleichtern, welcher Mitarbeiter für die Position am besten geeignet ist. Das System kann auch eine „Nachfolgeplanung“ erstellen, die einem Unternehmen hilft, die Kandidaten zu ermitteln, die eine Beförderung am meisten verdienen oder die für eine andere vakante Position qualifiziert sind.
Es analysiert nicht nur den Wissens- und Fähigkeitsstand eines Mitarbeiters, sondern das System kann auch andere Eigenschaften wie die emotionale Intelligenz (EQ) bewerten. Unternehmen legen oft großen Wert darauf, wie ihre Mitarbeiter miteinander umgehen, um ein ideales Arbeitsumfeld zu schaffen. Das Kompetenzmanagementsystem kann auch zur Bewertung von Persönlichkeiten und Verhaltensweisen verwendet werden, da sie sich auf die Gestaltung von Arbeitsgewohnheiten und Motivationsmethoden eines Bewerbers oder Mitarbeiters auswirken.
Das System kann auf konventionellere Weise mit Papierdokumenten und Tests erstellt werden, aber die computergestützte Version kann bequemer sein. Die computergestützte Datenbank kann schneller aktualisiert werden, wenn sich beispielsweise das Profil eines Mitarbeiters ändert oder das Unternehmen eine neue Richtlinie auferlegt. Es kann auch weniger Zeit und Platz beim Ablegen der Dokumente in Anspruch nehmen. Ein Kompetenzmanagementsystem schafft zudem eine Atmosphäre der Transparenz, in der sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf relevante Informationen übereinander und über das gesamte Unternehmen zugreifen können.