Ein Projektlebenszyklus ist der Prozess, ein Projekt von der Konzeptionsphase bis zum Abschluss zu führen. Es gibt viele Schritte in einem Projektlebenszyklus und je nach Art des Projekts können einige deutlich länger dauern als andere. Typischerweise gibt es einen Projektmanager, der für den Gesamterfolg des Projekts verantwortlich ist. Als Teammitglieder sind zudem verschiedene Funktionsbereichsexperten zugeordnet, die für die korrekte Umsetzung bestimmter Aspekte des Projekts verantwortlich sind.
Der erste Schritt in einem Projektlebenszyklus besteht darin, einen Bedarf zu identifizieren. Dieser erste Schritt definiert das Projekt und das gewünschte Ergebnis. Der Projektmanager wird zugewiesen und ein vorläufiger Zeitplan für den Projektabschluss wird entwickelt. Wenn die Finanzierung nicht gesichert ist, werden geschäftliche Begründungen und Finanzierungsanträge eingereicht. Es kann auch Besprechungen geben, um zu entscheiden, wie die Projektmeilensteine gemessen werden und wer für jeden Projektlebenszyklusschritt verantwortlich ist.
Der zweite Schritt in einem Projektlebenszyklus ist die Planung. Obwohl in der Anfangsphase ein Plan auf höchster Ebene vorgelegt wurde, werden die detaillierten Meilenstein- und Ausführungspläne während der Planungsphase definiert. Jede zu liefernde Leistung wird zusammen mit einem voraussichtlichen Fertigstellungsdatum beschrieben. Wenn es mehrere Abhängigkeiten gibt, wie z. B. Aufgabe eins muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe zwei beginnen kann, wird oft ein Gantt-Diagramm entwickelt, damit alle Teammitglieder wissen, wer wofür verantwortlich ist.
Der dritte Schritt im Lebenszyklus eines Projekts ist die Ausführung. In dieser Phase werden alle Pläne in die Tat umgesetzt. Jedes Teammitglied führt seine oder ihre erforderliche Aufgabe aus, während der Projektmanager überwacht, um sicherzustellen, dass alle den Zeitplan einhalten. Der Projektmanager überwacht auch die Meilensteine in Bezug auf das Budget, um sicherzustellen, dass jeder Meilenstein im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird. Wenn eine bestimmte Aufgabe gefährdet ist, arbeitet der Projektmanager mit den Teammitgliedern zusammen, um zusätzliches Personal oder Geld hinzuzufügen, damit das gesamte Projekt im Zeitplan bleiben kann.
Der letzte Schritt im Projektlebenszyklus ist der Abschluss. In dieser Phase werden die einzelnen Aufgaben erledigt und das gesamte Projekt zur Genehmigung vorgelegt. Handelte es sich bei dem Projekt um ein konkretes Projekt, wie z. B. eine Produktneueinführung oder den tatsächlichen Bau, beinhaltet der Close-Out auch die Auslieferung des Produkts an den Endkunden. Die Teammitglieder werden von ihren Projektaufgaben freigestellt und können zu ihren normalen Jobs zurückkehren, und der Projektmanager legt einen Abschlussbericht vor, in dem die Leistung des Teams in Bezug auf Zeitrahmen und Budgets dargestellt ist. Oft enthält der Bericht Vorschläge, wie zukünftige Projekte basierend auf den Erfahrungen aus dem aktuellen Projekt verbessert werden können, damit der nächste Projektleiter weiß, was gut funktioniert und was nicht.