Ein Servicedatensatz kann sich auf einen Servicedatensatz eines Kunden beziehen, der Rechnungs- und Kontaktinformationen enthält. In Bezug auf das Personalwesen kann sich eine Serviceaufzeichnung auf eine schriftliche Aufzeichnung eines Mitarbeiters beziehen, die die Service- und Leistungshistorie detailliert beschreibt. Serviceaufzeichnungen können auch eine elektronische oder schriftliche Dokumentation der Kontohistorie eines Kunden sein, einschließlich Bestellungen, Fehlerbehebung und Serviceanfragen.
In der Telekommunikationsbranche wird ein Service Record auch als Customer Service Record (CSR) bezeichnet. Der Datensatz bleibt bei der Telefongesellschaft gespeichert und verknüpft bestimmte Kundeninformationen mit bestimmten Telefonnummern. Es enthält auch spezifische technische und Verdrahtungsparameter. CSRs werden verwendet, um Serviceanfragen zu validieren, einschließlich der Portierung von Telefonnummern zwischen Betreibern.
Die in diesen Aufzeichnungen enthaltenen Informationen können ziemlich spezifisch sein. Es kann enthalten, wie viele Leitungen an einer bestimmten Adresse oder einem bestimmten Standort bedient werden. Jede Art von Telefonleitung wird buchstabiert, einschließlich der Gebühren, die die Telefongesellschaft erhebt. Die Gebühren können in Servicegebühren und staatlich auferlegte Gebühren und Steuern unterteilt werden.
CSRs enthalten normalerweise vier Hauptabschnitte. Daten wie Kontonummern, Kundennummern und Leistungsbeschreibungen sind in einem Kopfsatz enthalten. Im Listenabschnitt werden die Verzeichnisinformationen des Dienstes aufgeführt, einschließlich der Angabe, ob bestimmte Telefonnummern aufgeführt sind und in welchen Verzeichnissen sie aufgeführt sind. Die Abschnitte „Rechnung“ und „Dienste“ enthalten Abrechnungsinformationen und Telefonleitungsfunktionen.
Eine andere Definition eines Service Records ist eine Dokumentation, die die meisten Unternehmen darüber führen, welche Positionen die Mitarbeiter während ihrer Amtszeit hatten. Personen, die beim Militär gedient haben, haben oft eine Dienstakte, die Dienstgrade, Gehaltssätze, Entlassungsdaten und Gründe enthält. Unternehmen des Privatsektors können grundlegende Informationen, Beschäftigungsdaten, besetzte Positionen, Gehaltssätze und Leistungsbewertungen aufbewahren.
Einige der Informationen in Mitarbeiterakten können unter bestimmten Umständen freigegeben werden. Referenzprüfungen können verwendet werden, um die in der Dienstakte eines Mitarbeiters enthaltenen Informationen telefonisch oder über elektronische Datenbanksysteme zu überprüfen. Je nach lokalem Arbeitsrecht dürfen nur Daten zu Beschäftigungsdatum, Status, Positionen und Wiedereinstellungsstatus des Mitarbeiters freigegeben werden. Leistungsüberprüfungsdaten werden aufgrund potenzieller Verleumdung und negativer Referenzimplikationen möglicherweise nicht veröffentlicht.
Nicht wenige Dienstleistungsunternehmen führen Aufzeichnungen über alle Kontakte zwischen Kunden und ihren Vertretern. Diese Informationen können in elektronischen Datenbanken gespeichert werden, auf die mehrere Vertreter Zugriff haben. Die in der Serviceaufzeichnung enthaltenen Informationen enthalten normalerweise detaillierte Kundenkontakt- und Rechnungsinformationen. Noch wichtiger ist, dass alle Transaktionen, die mit einem Servicemitarbeiter stattgefunden haben, sowie ein Highlight der stattgefundenen Gespräche aufgeführt sind.