Verwaltungsfachkräfte sind Fachkräfte, die für alle üblichen Aufgaben eines Verwaltungsassistenten ausgebildet sind, aber auch über Fähigkeiten verfügen, die es ermöglichen, spezielle Projekte zu konzipieren und zu betreuen. Normalerweise hat jemand in dieser Position eine Ausbildung in Informatik, ist qualifiziert, Verkaufstexte zu schreiben oder zu bearbeiten und eine Reihe von Funktionen auszuüben, die über die üblichen Bürofunktionen der meisten Büros hinausgehen.
Verwaltungsfachleute sind in der Lage, die meisten der klassischen Aufgaben eines effizienten Geschäftsbetriebs zu bewältigen. Zu diesem Zweck können sie ein- und ausgehende Post bearbeiten, Dokumente ablegen, eingehende Telefonate entgegennehmen oder Reisevorbereitungen für Führungskräfte treffen. Gleichzeitig können sie zur Behebung einer Reihe allgemeiner Workstation-Probleme herangezogen werden, z. B. beim Umgang mit einer gesperrten Festplatte oder beim Erlernen neuer Programme für das Büropersonal. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich ein Verwaltungsfachmann stark an der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie an Weiterbildungsprogrammen für bestehende Mitarbeiter beteiligt.
Der typische Verwaltungsfachmann hat wahrscheinlich zumindest eine formale Ausbildung in Informatik und Technik. Im Allgemeinen verfügt der Spezialist über ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, neigt dazu, Führungsqualitäten zu demonstrieren, die bei der Leitung eines Teamprojekts zum Tragen kommen, und verfügt über ein gewisses Maß an Kreativität, das bei der Gestaltung und Bewertung neuer Werbematerialien und Werbekampagnen gefragt ist .
Der Verwaltungsspezialist wird manchmal auch als Superadministrationsassistent bezeichnet und kann sowohl in kleinen als auch in großen Büroumgebungen eine Bereicherung sein. Innerhalb eines kleinen Büros kann ein solcher Spezialist eine Vielzahl von Aufgaben erledigen, die sonst in einem großen Büro von anderen Personen erledigt würden. Bei größeren Büros fungiert er oder sie oft als Kompliment und Unterstützung für die Mitarbeiter der Informationssysteme, die Buchhaltung, den Vertrieb und die allgemeine Verwaltung.