Ein virtueller Dialer ist ein Kommunikationstool, das von Kundendienstmitarbeitern wie virtuellen Rezeptionisten, Callcenter-Agenten oder Telemarketing-Mitarbeitern verwendet wird und ihnen die Möglichkeit gibt, ausgehende Telefongespräche zu führen, ohne für jeden Anruf eine Telefonnummer eingeben zu müssen. Dieses elektronische Gerät kann so programmiert werden, dass es durch Drücken einer bestimmten Taste eine Telefonnummer anruft. Indem ein automatisches Wählsystem verwendet wird, um automatisch zwischen zwei beliebigen Punkten in einem Telefonnetz zu kommunizieren, kann der Kundendienstmitarbeiter warten, bis er/sie eine vorbestimmte Antwort hört, bevor er den Telefonanruf bearbeitet.
Virtuelle Dialer können mehrere Softwareoptionen bereitstellen, z. B. das Verstehen einer lebenden Person, Besetztzeichen und das Erreichen eines Voicemail-Systems. Zum Beispiel kann der Dialer so programmiert werden, dass er so lange ein Besetztzeichen wählt, bis eine lebende Person antwortet. Außerdem können die Telefonmenüs die Möglichkeit bieten, in die „Nicht anrufen“-Liste aufgenommen zu werden und die Möglichkeit zu vermeiden, dass ein Unternehmen Strafen erhält. Ein Terminplansystem kann das genaue Datum und die Uhrzeit anzeigen, zu der ein Telefonanruf getätigt wurde und ob der Anruf gemäß den Unternehmensrichtlinien ordnungsgemäß bearbeitet wurde.
Kostengünstige Vorteile ergeben sich bei der Verwendung eines virtuellen Dialers. Die Produktivität wird erhöht, da von den Kundendienstmitarbeitern in einem Callcenter begrenzt sich wiederholende Telefonanrufe getätigt werden. Die Callcenter-Mitarbeiter können während einer geplanten Arbeitsschicht statt einer kleinen Anzahl von Kunden verschiedenen Kundenkonten zugeordnet werden. Die Preise für automatische Wählsoftware können je nach den speziellen Anforderungen eines Unternehmens in Kosten und Dienstdauer variieren.
Es gibt verschiedene Verwendungen für einen virtuellen Dialer. Eine voraufgezeichnete Nachricht kann unter Verwendung eines virtuellen Dialers abgespielt werden, bis eine Verbindung hergestellt ist und ein potenzieller Kunde eine Liste von Menüoptionen anhören kann, bevor er antwortet. Dies ist eine häufige Wahl für Vertriebskontakte wie Versicherungskontakte, Hypothekenkontakte und Immobilienkontakte, um einem potenziellen Kunden die Möglichkeit zu geben, mehr über die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens zu erfahren. Dies würde die Kosten eines Unternehmens reduzieren, da eine gezielte Kundenliste für zukünftige Marketingkampagnen erstellt wird.
Eine weitere Option für einen virtuellen Dialer ist ein kleines Unternehmen wie ein Blumenladen, ein professioneller Veranstalter oder ein Restaurant, das an eine potenzielle Kundenliste vermietet, um das Urlaubsgeschäft zu steigern. Mehrere Telefonnummern können gleichzeitig angerufen werden, bis ein Kunde sein Telefon abnimmt und ein Vertreter des Unternehmens etwaige Urlaubsrabatte erklärt.
Die Verwendung eines virtuellen Dialers spart einem Unternehmen Zeit und Geld, was es ihm ermöglicht, den Betrieb zu rationalisieren, in mehr Personal und Technologie zu investieren und effektiv auf einem globalen Markt zu konkurrieren.