Auch einfach als Angebotsanfrage bekannt, ist eine Angebotsanfrage eine formelle Aufforderung an einen Lieferanten, einem potenziellen Kunden ein Angebot zu unterbreiten, in der Hoffnung, das Geschäft dieser Person, Firma oder gemeinnützigen Organisation zu sichern. Die Angebotsanfrage, die manchmal auch als Angebotsanfrage oder RFP bezeichnet wird, enthält die Geschäftsbedingungen, die die Arbeitsbeziehung regeln würden, sowie die Preisgestaltung, die der Emittent wahrscheinlich für wünschenswert hält. Obwohl Angebote etwas informell sein können, sind sie oft gut dokumentiert und so strukturiert, dass die anfragende Stelle alle Einreichungen relativ einfach vergleichen kann.
Der Prozess zum Erstellen einer Angebotsanfrage ist relativ einfach. Die ausstellende Stelle identifiziert die erforderlichen Produkte, fügt alle Details zu speziellen Anwendungen oder Funktionen hinzu, die erforderlich sind, und fordert dann ausgewählte Lieferanten auf, ein formelles Angebot für das Unternehmen abzugeben. In der Regel gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Abgabe eines Gebots und einer Frist, bis zu der das Gebot beim Emittenten eingehen muss, damit es berücksichtigt werden kann. Die Nichtbeachtung der vom Emittenten aufgestellten Richtlinien führt in der Regel zum automatischen Ausschluss von der Berücksichtigung, sobald die Bewertung der eingegangenen Gebote im Gange ist.
Im Mittelpunkt jeder Angebotsanfrage steht die Preisgestaltung für jede Ware oder Dienstleistung, die im Rahmen des Vertrags zu erbringen ist. Preisangebote sollten klar, prägnant und vollständig relevant für die angegebenen und implizierten Bedürfnisse des Bieters sein. Während in der Antwort in der Regel Raum für die Aufnahme anderer Daten bleibt, sollten die Preise immer auf einer einzigen Matrix, vorzugsweise auf einer einzigen Seite, dargestellt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Matrix als Anhang zum Hauptteil der Antwort strukturiert ist.
Bei der Entscheidung, wie die Preismatrix aufgebaut wird und wo die Daten in die Antwort auf die Angebotsanfrage aufgenommen werden sollen, ist es wichtig, das Angebotsblatt oder andere vom Emittenten erstellte Dokumente zu beachten. Die Preismatrix sollte so strukturiert sein, dass der Emittent bei der Bewertung der Antworten dem gleichen allgemeinen Ablauf der Anfrage folgen kann. Wenn es spezifische Anweisungen zur Platzierung der Matrix in der Antwort gibt, stellen Sie sicher, dass dies erledigt ist. Dies trägt dazu bei, das Auge des Lieferanten für Details zu demonstrieren und es dem Emittenten zu erleichtern, die Daten, die er oder sie bei der Auswahl des endgültigen Lieferanten überprüfen möchte, schnell zu finden.
In Situationen, in denen die Angebotsanfrage sehr einfach ist und nicht viele Details zur Struktur und Platzierung der Informationen in der Antwort enthält, möchte der Befragte möglicherweise einen Mustervorschlag, auch Angebotsvorlage genannt, verwenden. Viele Unternehmen verfügen über Boilerplates, die schnell mit Preisen und anderen grundlegenden Informationen, die für eine bestimmte Angebotsanfrage relevant sind, angepasst werden können. Es gibt auch eine Reihe von generischen Angebotsvorlagen zum Herunterladen, einige davon kostenlos. Diese allgemeinen Ressourcen sollten jedoch nur verwendet werden, wenn der Anbieter, der die Angebotsanfrage stellt, keine spezifischen Details zur Struktur der Antwort angeben möchte.