Eine Ausgabenpolitik ist ein logischer und organisierter Aktionsplan, der verwendet wird, um zu bestimmen, wie verfügbare Ressourcen ausgegeben werden. Eine Politik dieser Art wird häufig von Regierungen und Unternehmen eingesetzt und hilft bei der Ausgabenkontrolle. Die Entwicklung einer tragfähigen Ausgabenpolitik ist für den laufenden Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, sicherzustellen, dass die für den Betrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen verfügbar sind und kein Geld für unwesentliche Zwecke verschwendet wird.
Bei der Erstellung einer Unternehmensausgabenpolitik ist es wichtig, nicht nur zu erkennen, welche Art von Ausgaben für den laufenden Betrieb erforderlich sind, sondern auch diese Ausgaben zu priorisieren, damit Waren rechtzeitig eingekauft werden. Dies hat mehrere Vorteile für das Unternehmen. Durch die Planung der Ausgaben nach bestimmten Einkaufsrichtlinien ist es möglich, die Lagerbestände in vernünftigen Grenzen zu halten und Steuern auf Waren zu vermeiden, die lange Zeit im Lager schmoren. Darüber hinaus bedeutet die Einführung von Ausgabenregeln, die den Ausgabenprozess steuern, dass Ressourcen zur Verfügung stehen, um unvorhergesehene Probleme zu lösen, anstatt im bestehenden Inventar gebunden zu sein.
Das Verfassen einer Ausgabenpolitik ist dem Erstellen eines Budgets sehr ähnlich, da es notwendig ist, die Arten der erforderlichen Einkäufe zu bestimmen, wann diese Einkäufe erfolgen sollten und die Mengen, die beim Kauf jeder Ware oder Dienstleistung zulässig sind. Viele Unternehmen betreiben eine Einkaufsabteilung, die für die Einhaltung der Ausgabenpolitik verantwortlich ist. Dies führt oft zu einer Struktur, in der Abteilungen Anforderungen für erforderliche Waren zur Überprüfung durch einen Einkäufer einreichen. Der Agent wertet die Bestellanforderung aus, ordnet bei Genehmigung der Bestellung eine Bestellung zu und autorisiert die Auftragserteilung. Dieser Ansatz macht es einfacher, Zahlungen an Lieferanten zu verarbeiten und diese Ausgaben im Hinblick auf das für jede Abteilung innerhalb der Unternehmensstruktur festgelegte Budget zu verfolgen.
Im besten Fall ermöglicht eine Ausgabenpolitik einem Unternehmen, seine finanziellen Ressourcen umsichtig einzusetzen, was letztendlich zur Produktion von Waren und Dienstleistungen führt, die an Kunden verkauft werden und Einnahmen generieren. Wenn eine Ausgabenpolitik unvollständig oder schlecht istja
definiert, die Chancen, die Ausgaben im Rahmen zu halten und den Gewinn des Unternehmens zu steigern, werden erheblich verringert, manchmal bis zum Scheitern des Unternehmens.