Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie eines Rechtsdokuments, die als echte, rechtlich anerkannte Reproduktion der Originaldokumentation validiert wird. Die genauen Details und Anforderungen an eine beglaubigte Kopie variieren je nach Region, aber es gibt einige Faktoren, die auf fast alle Rechtsdokumente dieser Art unabhängig vom geografischen Standort zutreffen. Eine beglaubigte Kopie ist häufig eine Fotokopie und trägt das Siegel und/oder die Unterschrift eines Notars oder einer anderen Person, die die das Dokument ausstellende Institution vertritt.
Beglaubigte Kopien können aus verschiedenen Gründen angefordert werden. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurteile, Schulzeugnisse und öffentliche Aufzeichnungen sind Beispiele für Dokumente, die normalerweise in beglaubigter Kopie vorliegen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine beglaubigte Kopie nicht bedeutet, dass die Informationen auf dem Dokument richtig oder authentisch sind; es besagt lediglich, dass die Kopie eine getreue Reproduktion des Originaldokuments ist. Mit anderen Worten, wenn das Originaldokument falsch ist, gilt dies auch für die beglaubigte Kopie.
An verschiedenen Standorten gelten unterschiedliche Regeln für beglaubigte Kopien. In den Vereinigten Staaten zum Beispiel erlauben viele Staaten beglaubigten Notaren, Kopien als echte Duplikate des Originals zu überprüfen und zu validieren. In den meisten Staaten wird der Notar die Kopie mit einem speziellen Siegel versehen, das einen kleinen Teil des Papiers in einem einzigartigen Design leicht anhebt. Das Muster trägt in der Regel das Amtssiegel des Staates, in dem der Notar beglaubigt ist.
In Australien gibt es keine behördlichen Vorschriften für beglaubigte Kopien. Australier verwenden in erster Linie eine beglaubigte Kopie, um zu veranschaulichen, dass eine Fotokopie eine genaue Reproduktion des Originaldokuments ist. Da es keine Gesetze gibt, die die Parameter einer beglaubigten Kopie vorschreiben, können diese ohne großen Aufwand bei verschiedenen Verwaltungsstellen bezogen werden. Eine beglaubigte Kopie des Personalausweises ist eine der häufigsten Arten von beglaubigten Kopien in Australien.
Beglaubigte Ausweiskopien sind auch im Vereinigten Königreich leicht erhältlich. Postämter können diese Funktion ausführen, und gegen eine geringe Gebühr kann eine Person bis zu drei Kopien von Rechtsdokumenten von der Post studieren, überprüfen und validieren lassen. Obwohl nicht alle Postämter in England diese Funktion erfüllen können, bieten viele den Service an und werben normalerweise für diese Tatsache. Die bevollmächtigte Person wird sich beide Dokumente genau ansehen, die Worte „Diese Kopie entspricht dem Original“ auf die Kopie schreiben, die Kopie unterschreiben und stempeln.