Lagerbestände sind für Einzelhändler, Hersteller und andere Unternehmen mit lagerbestandsbasierten Tätigkeiten oft ein großer Kostenfaktor. Die Bestandsanalyse ermöglicht es dem Managementteam eines Unternehmens, Fehler im System zu entdecken und den Betrieb zu verbessern. Dieser Prozess hat verschiedene Aspekte. Eigentümer und Führungskräfte sollten das Bestandsbuchhaltungssystem, die internen Kontrollen und den physischen Warenfluss überprüfen. Die Bestandsanalyse kann auch einen langjährigen Mitarbeiter erfordern, der den Bestandsprozess ständig überprüft, um ordnungsgemäße Verfahren aufrechtzuerhalten.
In der Wirtschaft gibt es zwei Arten von Bestandsbuchhaltungssystemen: unbefristet und periodisch. Eine Bestandsanalyse kann einem Unternehmen helfen, festzustellen, welches System verwendet werden soll und ob das aktuelle System ordnungsgemäß funktioniert oder nicht. Das permanente System aktualisiert das Hauptbuch des Unternehmens für jeden Verkauf, Kauf oder jede Anpassung von Lagerartikeln. Das periodische System aktualisiert das Bestandskonto nur zum Monatsende. Für beide Systeme ist eine Inventurzählung erforderlich, für das permanente System jedoch seltener.
Während der Bestandsanalyse sollte ein Unternehmen seinen Produktionsprozess überprüfen, um zu bestimmen, welches System verwendet werden soll. Einzelchargenprozesse oder nacheinander produzierte Einzelwaren fallen oft unter das ewige System. Häufige Aktualisierungen des Inventarkontos helfen bei der Verfolgung von Finanzdaten. Unternehmen, die große Mengen homogener Güter herstellen, verwenden typischerweise das Periodensystem. Weniger häufige Aktualisierungen funktionieren gut, da die produzierten Waren in der Regel gleich sind.
Interne Kontrollen sind die Schutzmaßnahmen, die ein Unternehmen zum Schutz des Inventars ergreift. Dazu gehören vornummerierte Bestellungen, sichere physische Standorte zum Lagern von Inventar und Sicherheitssysteme oder Kameras zur Überwachung des Inventars im Unternehmen. Die Einstellung von gebundenen Mitarbeitern und die Aufteilung der Lagerhaltungspflichten zwischen den Mitarbeitern sind ebenfalls interne Kontrollen. Die Bestandsanalyse identifiziert, ob die aktuellen internen Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren und welche internen Kontrollen erforderlich sind, um den Bestand weiter zu schützen. Interne Kontrollen unterscheiden sich oft von Unternehmen zu Unternehmen, da sie betriebsspezifische Kontrollen verwenden.
Der physische Bestandsfluss ist ein weiterer Aspekt der Bestandsanalyse. Dies beinhaltet die Überprüfung der Inventarisierungsvorgänge von Anfang bis Ende. Das Bestellen, Empfangen, Lagern und Verkaufen von Lagerbeständen muss alle überprüft werden, um festzustellen, wie gut sie funktionieren. Dieser Prozess funktioniert auch gut bei der Identifizierung von internen Kontrollproblemen. Aktualisierungen der Art und Weise, wie Mitarbeiter jede Aufgabe im Inventarisierungsprozess ausführen, können einem Unternehmen helfen, dieses Asset zu schützen.
Die Bestandsanalyse sollte in einem Unternehmen nicht unbedingt ein seltener Prozess sein. Unternehmen sollten Inventarverfahren regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass in den Praktiken des Unternehmens kein Betrug oder keine Unterschlagung vorliegt. Das Festlegen eines bestimmten Zeitplans für die Bestandsanalyse gewährleistet auch die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben durch die Mitarbeiter.