Betriebswirtschaftliche Prüfungen sind Bewertungen verschiedener Aspekte der Rechnungslegungsprozesse des Unternehmens. Der Zweck der Prüfung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Finanzunterlagen in Ordnung sind, die üblichen Rechnungslegungsvorschriften eingehalten und alle Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden. Viele Unternehmen sowie gemeinnützige Organisationen nutzen interne Revisionsverfahren und beauftragen regelmäßig eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Durchführung einer externen Prüfung.
Neben der Betriebsprüfung zur Sicherstellung der Vollständigkeit und Ordnung der Betriebsbuchführung kann die Betriebsprüfung auch von einer Steuerbehörde einberufen werden. Prüfungen dieser Art können stichprobenartig sein und sollten nicht unbedingt als Hinweis darauf angesehen werden, dass die Agentur der Ansicht ist, dass die Informationen in Steuererklärungen und anderen Dokumenten nicht in Ordnung sind. Solange die Buchhaltung in Ordnung ist, verläuft die Betriebsprüfung reibungslos, sodass die Situation in kurzer Zeit gelöst werden kann.
Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist mit einigem Aufwand verbunden, selbst wenn die Buchhaltungsunterlagen in Ordnung sind. Eine der einfachsten Möglichkeiten, sich auf ein Audit durch eine externe Stelle vorzubereiten, ist die Verwendung einer Audit-Checkliste. Checklisten dieser Art können online gefunden und bequem heruntergeladen werden. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können Unternehmen auch eine allgemeine Prüfungscheckliste zur Verfügung stellen. Darüber hinaus enthalten viele der robusteren Buchhaltungssoftwarepakete auch Prüfungssoftware, die zum Erstellen der Checkliste verwendet werden kann.
Mit der Checkliste in der Hand ist es sinnvoll, alle für die Betriebsprüfung relevanten Papierdokumente zusammenzutragen. Dazu gehören Kopien von Bankkontoauszügen, Quittungen, Rechnungen, Hauptbüchern und sonstiger prüfungsrelevanter Finanzkorrespondenz. Die Idee besteht darin, alle unterstützenden Dokumente für jede Position in den Buchhaltungsunterlagen leicht zugänglich zu haben, damit der Prüfer schnell durch den Prozess der Auswertung der Aufzeichnungen selbst gehen kann.
Ein weiterer wichtiger Tipp bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung betrifft die Anordnung der Begleitdokumente. Eine logische Anordnung der Dokumente kann viel Zeit sparen. Oftmals hilft die chronologische Anordnung der Dokumente dabei, das Dokument zu finden und den Eintrag in den Buchhaltungsunterlagen sehr einfach und schnell zu überprüfen.
Wichtig ist vor allem die vollständige Mitarbeit im Prozess einer Betriebsprüfung. Dies gilt unabhängig davon, ob der Prozess von einem internationalen Prüfungsausschuss, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einer Steuerbehörde durchgeführt wird. Dies trägt dazu bei, den Abschluss des Audits zu beschleunigen, die Implementierung erforderlicher Änderungen oder Korrekturen zu vereinfachen und es dem Unternehmen zu ermöglichen, sich wieder der Aufgabe zu widmen, Einnahmen zu erzielen.