Eine garantierte Reservierung ist eine Vereinbarung über Hotelübernachtungen, die durch die Bereitstellung einer Zahlungsgarantie an das Hotel gesichert ist. Typischerweise ist eine garantierte Reservierung eine Vereinbarung zwischen dem Hotel und dem Gast, dass ein Zimmer unabhängig von der Ankunftszeit des Gastes verfügbar ist. Gäste, die diese Option nutzen, ermächtigen das Hotel, das mit der Reservierung verbundene Konto zu belasten, auch wenn der Gast nicht zu den reservierten Daten eincheckt. Kurz gesagt, eine garantierte Reservierung ist eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien, dass der Gast unabhängig von den Umständen und den geltenden Richtlinien oder üblichen Einschränkungen ein Zimmer erhält und das Hotel die Zahlung erhält.
Jedes Hotel hat seine eigenen Richtlinien bezüglich der Zahlungsbedingungen für verschiedene Reservierungsarten, einschließlich garantierter Unterkünfte. Einige Hotels benötigen nur eine Kreditkarte, um diese Art der Reservierung zu arrangieren. Andere bieten die Möglichkeit, eine Bareinzahlung zu verwenden oder Firmenrechnungsinformationen bereitzustellen, die als Firmengarantie bekannt sind. In den meisten Hotels garantiert die vollständige Zahlung der Unterkunft, in der Regel vor der Ankunft, die Verfügbarkeit der Zimmer.
Die genauen Bedingungen einer garantierten Reservierung variieren auch von Land zu Land und von Hotel zu Hotel. Sollte ein Zimmer bei der Ankunft eines Gastes nicht verfügbar sein, verpflichtet sich das Hotel in der Regel, ähnliche Unterkünfte in einem anderen Hotel zu arrangieren. Die meisten Hotels entschädigen den Gast auch in irgendeiner Weise für die Unannehmlichkeiten. Die Entschädigung kann einen kostenlosen Aufenthalt zu einem späteren Zeitpunkt, kostenlose Verlängerungsnächte oder Essensgutscheine umfassen. Ein Shuttleservice zum alternativen Hotel kann ebenfalls angeboten werden.
In Bezug auf die Verantwortung des Gastes verlangen einige Hotels, dass die Gäste innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Standard-Check-in-Zeit anreisen. Andere Hotels verpflichten sich, das Zimmer für die gesamte Nacht oder den Zeitraum der Reservierung freizuhalten. Wenn eine vollständige Stornierung erforderlich ist, kann der Gast einen Teil oder die gesamte Barkaution verlieren oder einen Prozentsatz des erwarteten Aufenthalts zahlen müssen. Da nur wenige Agenturen die Bedingungen einer garantierten Reservierung regeln, steht es dem Hotel frei, die Bedingungen festzulegen, die es für angemessen hält.
Vor Abschluss einer garantierten Reservierung kann das Hotel durch örtliche Verordnung verpflichtet sein, dem Gast alle mit der Reservierung verbundenen Bedingungen oder Anforderungen offenzulegen. Gedruckte Verträge oder Reservierungsbedingungen sind der Nachweis einer Reservierungsgarantie, wenn das Hotel die Reservierungsart nicht ausreichend festhält. Zusätzliche Bedingungen außerhalb der normalen Garantiebedingungen des Hotels liegen in der Regel im Ermessen der Hotelleitung, bedürfen jedoch in der Regel der Schriftform, um im Falle der Nichteinhaltung Abhilfe zu schaffen.