Gemeinnützige Buchhaltungssoftware bezieht sich auf webbasierte oder Desktop-Software, mit der gemeinnützige Organisationen ihre Finanzangelegenheiten verwalten können. Einige der Funktionen umfassen die Möglichkeit, Spenden zu erfassen und zu verfolgen, Rechnungen zu bezahlen und Bilanzen und andere Finanzberichte zu erstellen. Es gibt einige Softwareprogramme, die es einer gemeinnützigen Organisation ermöglichen, Debitkartentransaktionen ohne zusätzliche Ausrüstung zu verarbeiten. Unternehmen bieten oft unterschiedliche Software an, je nachdem, wie viele Benutzer sie haben und ob sie an mehreren Standorten verwendet wird. Wenn die Software beispielsweise webbasiert ist, kann die gemeinnützige Organisation Lizenzen für jeden Benutzer erwerben.
Die buchhalterischen Aspekte der Verwaltung gemeinnütziger Organisationen sind für rechtliche und steuerliche Zwecke von entscheidender Bedeutung. Die Erhebung öffentlicher Spenden und Beiträge auf einer bestimmten Ebene unterliegt häufig regionalen und nationalen Gesetzen. Eine genaue Buchführung ist oft unerlässlich, wenn eine Prüfung durch eine staatliche Steuerbehörde stattfindet, um zu beweisen, dass die Buchführung ordnungsgemäß und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erfolgt. Non-Profit-Buchhaltungssoftware vereinfacht die Aufgabe der Aufzeichnungen und kann die beste Chance für das Unternehmen sein, eine genaue und vollständige Finanzbuchhaltung aller Transaktionen zu führen. Aus diesem Grund entscheiden sich gemeinnützige Organisationen oft dafür, es anstelle von Tabellenkalkulationen oder Papier zu verwenden.
Eine Schlüsselfunktion einiger gemeinnütziger Buchhaltungssoftware ist die Gehaltsabrechnung. Die Mitarbeiter der Organisation erhalten regelmäßig einen Gehaltsscheck, und die Buchhaltung, die erforderlich ist, um einen endgültigen und genauen Gehaltsscheck zu erstellen, der den Steuergesetzen entspricht, kann umfangreich sein. Beispielsweise können gemeinnützige Organisationen verpflichtet sein, bestimmte Teile des Gehaltsschecks für regionale und staatliche Steuern einzubehalten und Gruppenkrankenversicherungen und andere Leistungen zu zahlen. Die Software kann verwendet werden, um die Gehaltsabrechnung schneller und oft genauer zu verarbeiten, als die Berechnungen für jeden Gehaltsscheck manuell durchzuführen. Es ist oft möglich, die erforderlichen Steuererklärungsformulare mit derselben Software einzureichen, und die Zahlung einer einmaligen Gebühr für die Software oder einer monatlichen Lizenzgebühr ist oft billiger als die Beauftragung eines Steuerberaters oder Lohnabrechnungsdienstes für die gleichen Aufgaben.
Die Verwaltung der Finanzen im Zusammenhang mit Fundraising-Aktivitäten kann für Personen, die damit beauftragt sind, im Namen der gemeinnützigen Organisation zu verwalten, manchmal überwältigend sein. Non-Profit-Buchhaltungssoftware kann den Planungsprozess einer Spendenaktion rationalisieren und die für die Verarbeitung der Transaktionen erforderlichen Ausgaben- und Spendenkonten einrichten. Einige Software integriert sich auch in das Web, um Beiträge zu erhalten und automatisch in die Software einzugeben.