Große Organisationen verwenden in der Regel Personalgruppen, um die verschiedenen Arten von Mitarbeitern zu definieren. Die Entwicklung dieses Begriffs steht in engem Zusammenhang mit der Einführung von Personalinformationssystemen (HRIS), die die Personalgeschäftsprozesse in einer Vielzahl von Unternehmen revolutioniert haben. Eine Personalgruppe wird verwendet, um drei Fahranforderungen zu erfüllen: eine Methode zur Identifizierung von Mitarbeitern mit bestimmten Funktionen zu erstellen, eine einfachere Wartung und Prüfung zu ermöglichen und Aktivitäten für Gruppen zu verfolgen.
Bei der Definition einer Personalgruppe ist dies am einfachsten, wenn Sie die Organisationsstruktur auf hoher Ebene überprüfen. Gewerkschaftliche Gruppen sind ein einfacher Ausgangspunkt, da innerhalb einer Gewerkschaftsgruppe alle Arbeitnehmer spezifische Arbeitsbedingungen gemeinsam haben. Dies kann Urlaubsansprüche, Überstundenberechnungsregeln, Gewerkschaftsbeiträge und Dienstaltersanforderungen umfassen.
Die zur Definition einer Personalgruppe verwendete Nomenklatur ist unterschiedlich und je nach eingesetzter HR-Software kann die Anzahl der Zeichen begrenzt sein. Normalerweise verwenden die meisten Organisationen das Akronym für die Gewerkschaft oder die primäre Positionsbeschreibung, um die Personalgruppen zu identifizieren. Obwohl eine Nummernfolge verwendet werden kann, kann sie für Personalmitarbeiter, Datenarchitekten und andere Personen, die die Daten bearbeiten müssen, schnell sehr komplex werden.
Nachdem den Gewerkschaftsgruppen eine eindeutige Personalgruppe zugewiesen wurde, müssen im nächsten Schritt Gruppen für die verbleibenden Mitarbeiter definiert werden. Hierfür werden je nach Komplexität der Organisation unterschiedliche Methoden eingesetzt. Sehen Sie sich die verschiedenen Positionen oder Stellenbeschreibungen an und identifizieren Sie Gemeinsamkeiten, die mehrere Mitarbeiter betreffen. Diese Gemeinsamkeiten sollten Elemente sein, für die das Unternehmen in der Lage sein muss, einzigartige Berichte zu erstellen. Führungskräfte auf Vizepräsident und höherer Ebene werden oft zu einer Personalgruppe zusammengefasst.
Vermeiden Sie die Erstellung einer Personalgruppe nach Standort oder einer ähnlichen Berichtsstruktur. Diese Gemeinsamkeiten werden bereits durch Postanschrift, Standortindikatoren und Stellennummern oder Titel identifiziert. Schauen Sie stattdessen eine Ebene höher und konzentrieren Sie sich auf ähnliche Leistungspläne oder Arbeitsaufgaben.
Die Personalgruppen sollten in einer Struktur organisiert sein, die der tatsächlichen Organisationsstruktur möglichst nahe kommt. Es sollten die Möglichkeiten bestehen, Berichte für verschiedene Zweige der Organisationsstruktur ausführen zu können, um nach Bedarf mehrere Personalgruppen zusammenzuführen. Zusammenfassungsberichte sind normalerweise so programmiert, dass sie eine hierarchische Struktur verwenden, um diese Anforderungen zu erfüllen, und können in Berichtsauswahlbildschirme integriert werden.
Es ist wichtig, die Personalgruppen richtig zu identifizieren, da Änderungen an den Gruppengemeinsamkeiten einmal geändert und auf alle Mitarbeiter dieser Gruppe angewendet werden können. Wenn beispielsweise alle gewerkschaftlich organisierten Mitarbeiter Anspruch auf eine jährliche Gehaltserhöhung haben, kann diese Änderung auf die jeweilige Personalgruppe angewendet werden. Dies vereinfacht die Programmier-, Test- und Kommunikationsanforderungen erheblich.