Die Prozessspezifikation ist die Bereitstellung klarer, detaillierter Anweisungen, die es jedem ermöglichen, eine Reihe von Schritten zu befolgen, um eine Aufgabe wie das Zusammensetzen eines Objekts oder das korrekte Formatieren eines Berichts auszuführen. Diese Schritte können einem starren Regelwerk folgen, um sie so standardisiert wie möglich zu machen, damit ein Leser sie leicht verstehen kann. In anderen Fällen kann die Prozessspezifikation nicht standardisierte Sprache oder Diskussionsthemen enthalten und kann weniger allgemein verständlich sein.
In einer Prozessspezifikation folgt der Leser einer Reihe von Schritten, die in Form eines Flussdiagramms dargestellt sind. Bei jedem Schritt kann es Abzweigungen geben, um unterschiedliche Herangehensweisen an den Prozess oder unterschiedliche Endprodukte widerzuspiegeln. Wenn der Leser die Schritte genau befolgt, wird er mit einem Endprodukt fertig, das nicht von dem einer anderen Person zu unterscheiden sein sollte, die den gleichen Anweisungen folgt. Die Prozessspezifikation kann individuell hergestellte Produkte zulassen oder Anweisungen für die Massenproduktion unter Verwendung von Fertigungsanlagen geben.
Hersteller verwenden Prozessspezifikationen, um eine standardisierte und genaue Abwicklung von Projekten zu gewährleisten. Dieses Dokument kann an eine andere Fabrik gesendet werden, die in der Lage ist, genau das gleiche Endprodukt herzustellen, indem die Schritte befolgt werden. Die Schritte beschreiben die zu verwendenden Materialien, ihre Farben und das Montageverfahren sowie detaillierte Zeichnungen und Diskussionen über Herstellungstechniken. Die klaren Richtlinien des Dokuments ermöglichen es, Produkte ohne die persönliche Anleitung einer in der Herstellung erfahrenen Person zu reproduzieren.
Die Fertigung ist nicht die einzige Aufgabe, die mit Prozessspezifikationen standardisiert werden kann. Softwareentwicklung, Dokumentenerstellung und andere Aufgaben können mit Richtlinien ähnlicher Art erledigt werden. In allen Fällen besteht das Ziel darin, klare, verständliche Anweisungen zu erstellen, die von jedem mit einer Grundausbildung in diesem Interessenbereich ausgeführt werden können. Ein mit Textverarbeitungsprogrammen vertrauter Verwaltungsassistent kann beispielsweise den Anweisungen folgen, um einen Bericht für Administratoren zu erstellen.
Die Erstellung einer Prozessspezifikation erfordert ein detailliertes Verständnis des Prozesses und der Sprache, die in der jeweiligen Branche verwendet wird. Für einige Prozesse stehen Leitfäden mit standardisierter Terminologie und Konventionen zur Verfügung. Diese können sowohl für Mitarbeiter, die Spezifikationen erstellen, als auch für Mitarbeiter, die diese möglicherweise lesen und befolgen müssen, eine nützliche Ressource sein. Wenn Fragen zur Prozessspezifikation auftauchen, kann der Leitfaden oft die Antwort geben, indem er die verwendete Sprache definiert und dem Leser ermöglicht, genau zu verstehen, was mit einer bestimmten Aussage gemeint ist.