Eine Repräsentanz ist eine Geschäftsstelle mit eingeschränkter Funktionalität, die in einer Gerichtsbarkeit eröffnet wird, in der das Unternehmen noch nicht zugelassen ist. Diese Art von Büro kann in bestimmten innerstaatlichen Situationen eröffnet werden, hat jedoch eine spezifische rechtliche Definition in den internationalen Handelsbeziehungen, die in den meisten Ländern der Welt anerkannt wird. Die Länder definieren eine Repräsentanz in der Regel auf die gleiche Weise, unterscheiden sich jedoch etwas in der Art der Aktivitäten, zu deren Durchführung die Vertretung im Land berechtigt ist.
Unternehmen müssen lizenziert oder registriert sein, um in jeder Gerichtsbarkeit tätig zu sein, in der sie eine Präsenz planen. Eine Präsenz ist nicht einfach der Verkauf von Waren durch einen Vertreter in der Gerichtsbarkeit, wie ein Einzelhandelsgeschäft, sondern bezieht sich auf tatsächliche Vorgänge in der Gerichtsbarkeit, wie beispielsweise die Aufrechterhaltung eines Büros oder einer Produktionsstätte. In den USA muss sich ein Unternehmen zunächst bei einem Staat registrieren, um seine Geschäftstätigkeit aufnehmen zu können, und muss sich dann als ausländisches Unternehmen in jedem Staat registrieren, in dem es eine Niederlassung plant. Ein US-Unternehmen, das ein Büro oder eine Einrichtung in China errichten möchte, muss sich ordnungsgemäß in den USA registrieren und auch die Erlaubnis Chinas einholen, innerhalb seiner Grenzen als ausländisches Unternehmen tätig zu werden.
Im Rahmen der internationalen Handelsbeziehungen beantragt ein ausländisches Unternehmen, das in einem anderen Land tätig werden möchte, die Erlaubnis, eine Repräsentanz oder eine Zweigniederlassung zu gründen. Eine Repräsentanz ist nur zu bestimmten eingeschränkten Tätigkeiten im Gastland berechtigt. Dies kann die Aufrechterhaltung einer Präsenz umfassen, um Menschen die Produkte des Unternehmens vorzustellen, die Teilnahme an Messen und die Verteilung von Mustern, die Durchführung von Marktstudien und die Durchführung anderer Arten von vorbereitenden Aktivitäten, die nicht die Herstellung oder den Verkauf von Produkten umfassen.
Eine Zweigniederlassung hat deutlich mehr Befugnisse, Geschäfte zu führen. Es kann den tatsächlichen Betrieb einrichten, Produkte kaufen und verkaufen und die meisten Funktionen ausführen, zu denen ein registriertes Unternehmen gesetzlich berechtigt ist. Unternehmen, die in einem Land Zweigniederlassungen errichten, haben sich verpflichtet, auf diesem Markt zu bleiben, da eine Lizenz zur Gründung einer Zweigniederlassung in der Regel deutlich mehr kostet als eine Niederlassungsgründung.
Die wichtigste inländische Situation, in der der Begriff Repräsentanz verwendet wird, ist das Bankgeschäft. Banken müssen eine Betriebserlaubnis von der Gerichtsbarkeit einholen, die ihre Aktivitäten regelt. In den USA kann dies eine Landesregierung sein. Wenn die Bank von einem Staat lizenziert ist, kann sie nur in diesem Staat tätig sein. Wenn sie in einem anderen Staat eine Präsenz aufbauen möchte, kann sie eine Repräsentanz einrichten, die jedoch nur bestimmte Arten der Kundenbetreuung wie die Ausfertigung von Kreditdokumenten leisten kann und keine Einlagen entgegennehmen oder andere Geldgeschäfte tätigen kann .