Ein Request for Information (RFI) ist ein Dokument, das von Regierungsbehörden oder Unternehmen ausgestellt wird. Wie der Titel schon sagt, dient das Dokument dazu, Informationen von der Öffentlichkeit anzufordern, um ein bestimmtes Thema anzusprechen oder zu erfahren. Die RFI könnte als Lackmustest angesehen werden, um festzustellen, ob die notwendigen Dienstleistungen und Güter auf dem Markt verfügbar sind. Es wird oft für größere Beschaffungen verwendet.
Im Jahr 2006 hat beispielsweise die Mine, Safety and Health Administration (MSHA) eine RFI in Bezug auf Rettungsausrüstung und -technologie ausgestellt. Das Format dieser RFI enthielt eine klare Erläuterung der RFI einer Behörde und eine kurze Zusammenfassung der angeforderten Informationen mit einer Beschreibung des betreffenden Problems. Gemäß dem Mine Improvement and New Emergency Response (MINER) Act müssen Untertage-Kohleminenbetreiber einen Notfallplan (ERP) bei MSHA einreichen. Dieser Plan sollte die Reaktionen während eines Notfalls und das Verfahren zur Unterstützung von Bergleuten, die unter Tage eingeschlossen sind, in Fällen, in denen eine Evakuierung unmöglich ist, detailliert beschreiben. Die RFI sucht insbesondere nach Informationen über Methoden zur Bereitstellung von Atemluft in solchen Situationen.
Es gibt andere mögliche Formate für eine RFI. Insgesamt muss sie den Leser über das Ziel der ausstellenden Organisation und ihre vorläufigen Pläne zur Erreichung dieses Ziels informieren. Als Reaktion auf die oben diskutierte RFI konkurrieren Anbieter von Rettungsgerätetechnologie um die Möglichkeit, MSHA die besten Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen können in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich Kommentare und Daten. MSHA kann nicht nur die gesuchten Informationen sammeln, sondern auch Anbieter vergleichen, um denjenigen auszuwählen, von dem sie Rettungsausrüstung erhalten möchte.
Request for Proposal (RFP) und Request for Tender (RFT) ähneln RFI. Eine RFP ist eine spezifische Aufforderung an Lieferanten, Angebote für eine Dienstleistung oder einen Vertrag abzugeben. Eine Antwort auf eine RFI erfordert sehr spezifische Informationen über den Lieferanten, wie z. B. Unternehmensinformationen einschließlich Finanzunterlagen und technische Fähigkeiten. Die Angebotsanfrage (RFQ) wird anstelle von RFP verwendet, wenn der Preis der entscheidende Faktor bei der Auswahl eines Lieferanten ist.
Eine RFT bewirbt die Chancen, die Lieferanten wahrscheinlich zur Verfügung stehen. In bestimmten Ländern ist es erforderlich, dass jede Geschäftsmöglichkeit über eine RFT beworben wird. In der Europäischen Union (EU) ist beispielsweise für jede Geschäftstransaktion, die 200,000 US-Dollar (USD) übersteigt, eine RFT erforderlich.