Ein Geschäftsvorfall ist ein Austausch von Wertgegenständen, der sich auf die Finanzlage eines Unternehmens auswirkt, beispielsweise der Austausch von Geld gegen Waren oder Dienstleistungen. Es ist die grundlegende Aktivität, die den Status der Geschäftstätigkeit definiert. Buchführung ist der Prozess der Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle im Laufe der Zeit, die für steuerliche Zwecke in Kategorien eingeordnet werden.
Jeder einzelne Austausch von Gütern oder Dienstleistungen gegen eine wertvolle Gegenleistung, wie beispielsweise Geld, ist ein separater Geschäftsvorfall, der in seiner Gesamtheit erfasst werden muss. Die Transaktionsaufzeichnung besteht aus Dokumenten, die den Austausch unterstützen, und aus der Buchhaltung, die den Austausch in Kategorien einteilt, die ein Buchhalter später für die Finanzberichterstattung zusammenfassen kann. Dieser Prozess dient als Grundlage für viele rechtliche Verpflichtungen des Unternehmens, insbesondere in Bezug auf Steuern.
Die meisten Rechtsordnungen, die Unternehmensverkäufe oder -einkommen besteuern, verlangen von ihnen gesetzlich, alle Geschäftstransaktionen zu verfolgen. Obwohl die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Geschäfte führt und seine Buchhaltung führt, seine eigene Entscheidung ist, verlangen die Steuerbehörden normalerweise, dass ein Unternehmen Transaktionsaufzeichnungen führt, die zeitgleich mit den Verkäufen sind. Dies bedeutet, dass es unwahrscheinlich ist, dass es unwahrscheinlich ist, einen Verkaufsrekord am Jahresende nachzustellen, wenn er von Behörden geprüft wird. Die posthume Erstellung von Geschäftstransaktionsaufzeichnungen kann illegal sein, wenn sie mit dem Versuch verbunden ist, die Regierung zu betrügen.
Nationale und lokale Regierungen können Steuern auf Umsatz und Einkommen veranschlagen, die vollständig davon abhängig sind, dass das Unternehmen alle Einnahmen korrekt meldet und die Meldung durch seine Geschäftstransaktionsaufzeichnungen belegt. Die Verfolgung von Transaktionen beinhaltet in der Regel die Bereitstellung einer Aufzeichnung der erzeugten und empfangenen Bestellungen oder Rechnungen sowie aller ausgestellten Kaufbelege. In einer Einzelhandelsumgebung wird ein Kunde wahrscheinlich persönlich eine Bestellung aufgeben und einen Zettel als Quittung für den Kauf erhalten. Das Geschäft erstellt auch eine Kopie des Belegs, die in seinem System aufbewahrt wird.
Insbesondere die Umsatzsteuer ist für Regierungen, die diese Art von Steuern bewerten, so wichtig, dass sie Unternehmen, die ihre Geschäfte hauptsächlich in bar abwickeln, besondere Aufmerksamkeit schenken. Eine Geschäftstransaktion kann die Zahlung in bar, per Scheck oder auf elektronischem Weg, wie etwa per Kredit- oder Debitkarte oder durch einen Drittanbieter über das Internet, umfassen. Barzahlungen sind die einzige Zahlungsart, die keine automatische Papierspur hinterlässt. Folglich sind bargeldlastige Unternehmen beliebte Mittel zur Steuerhinterziehung und Geldwäsche.