Ein Auftraggeber ist eine Person oder Agentur, die befugt ist, Mittel für ein Projekt bereitzustellen, bevor diese Mittel bereitgestellt werden. Mit dieser Macht können Menschen Verträge abschließen und Projekte mit der Gewissheit starten, dass die Mittel auf dem Weg sind. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, ist dies eine formelle Verpflichtung und die Mittel müssen innerhalb der im Vertrag festgelegten Frist bereitgestellt werden.
Regierungsbehörden sind die häufigsten Einrichtungen, denen es gestattet ist, mit öffentlichen Auftraggebern zu handeln. Diese Agenturen müssen in der Lage sein, Geschäfte zu tätigen, bevor Mittel verwendet und verteilt wurden, um dringende Probleme anzugehen oder Mandate zu erfüllen, und sie werden von der Regierung unterstützt, die die Mittel garantiert. Sie können sich an den Mitteln der Vergangenheit orientieren, um die Höhe der Mittelzuweisungen zu bestimmen, und neben der Mittelbindung vor der Haushaltsverabschiedung auch zugesagte Mittelbindungen im Bedarfsfall übersteigen.
Bei der Entwicklung und Verabschiedung von Budgets reichen die Agenturen Förderanträge mit detaillierter Aufschlüsselung der Verwendung der Mittel ein. Agenturen können angeben, dass sie ihre Vergabebehörde genutzt haben, um sich zu einer Finanzierung zu verpflichten, und dass Gelder benötigt werden, um diese Verpflichtungen zu erfüllen. Sie versuchen auch, den Ausgabenbedarf vorherzusagen, damit bei der Verabschiedung des Haushalts ausreichende Mittel bereitgestellt werden.
In der Privatwirtschaft ist eine Person mit Vertragsbefugnis befugt, im Namen einer Person oder eines Mutterunternehmens einen Vertrag auszuhandeln und zu unterzeichnen. Wie bei einer Regierungsbehörde, die einen Vertrag vorbereitet, können Zivilisten mit Vertragsvollmacht die Mittel zum Zeitpunkt der Vertragsverhandlung nicht persönlich aufbringen, aber da sie mit rechtlicher Befugnis handeln, wird der Vertrag finanziert. Wenn es Streit gibt, betrifft dies meistens den Geltungsbereich der Behörde. Ein Unternehmen kann beispielsweise argumentieren, dass es jemandem eine eingeschränkte Vertragsvollmacht erteilt hat und den ausgehandelten Vertrag ablehnt, weil er seinen Bedürfnissen nicht entspricht, zu teuer ist oder andere Probleme hat.
Bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen mit Vertragsbevollmächtigten kann es ratsam sein, sich über die Grenzen dieser Befugnisse zu informieren, um die Gültigkeit des Vertrags zu bestätigen. Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass jemand, der behauptet, Auftragsvollmacht zu haben, dies tatsächlich tut. Im Falle von Zivilpersonen, die Vereinbarungen im Namen von Arbeitgebern oder Kunden treffen, sollten Dokumente vorgelegt werden, um diese Autorität nachzuweisen.