Eine Vertragsverhandlung ist jedes Gespräch, entweder persönlich oder auf elektronischem Wege, das das primäre Ziel hat, eine schriftliche Einigung über eine geschäftliche Angelegenheit zu erzielen. Ein solcher Vertrag kann für fast alles gelten, obwohl der Begriff am häufigsten für Arbeitsverträge oder Dienstleistungsverträge gilt, die vor der Ausführung der Arbeit vereinbart werden müssen. Häufig werden bei der Vertragsverhandlung Fragen wie Kosten, Zeitrahmen und ob besondere Überlegungen zu berücksichtigen sind, behandelt.
Der Prozess der Arbeitsvertragsverhandlung ist ein Prozess, der oft viel Aufmerksamkeit in den Medien erfährt, einfach weil so viel auf dem Spiel steht. Dabei wird nicht nur die Erwerbskraft der einzelnen Personen ermittelt, sondern auch Leistungen wie Krankenversicherung, Invalidenrente und Dienstaltersrechte. Wenn eine Gewerkschaft mit den Vertragsbedingungen nicht einverstanden ist, können ihre Beschäftigten einen Streik anordnen, der zu kritischen Engpässen oder fehlenden Dienstleistungen für die Öffentlichkeit führen könnte.
Beteiligt an einem Vertragsverhandlungsprozess sind oft die oberen Führungsebenen, die über die Erfahrung und die Befugnisse verfügen, Vertragsgespräche respektvoll gegenüber den anderen Parteien zu führen, aber dennoch fest im Einklang mit den Interessen des Unternehmens/der Anteilseigner. Dies gilt sowohl für die Unternehmensleitung als auch für die Gewerkschaft, die oft jahrzehntelang an ihrem Verhandlungsgeschick feilen. Keine Seite darf schwach erscheinen oder die Vertragsverhandlungen nicht ernst nehmen.
Neben Arbeitsangelegenheiten sind auch andere geschäftliche Vorhaben häufig Gegenstand von Vertragsverhandlungen. In solchen Fällen steht oft der Preis im Mittelpunkt. Dieser Preis kann von vielen verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. der Art der Arbeit, der geschätzten Zeit bis zum Projektabschluss und der Anzahl der konkurrierenden Aufträge, die ein Auftragnehmer zu diesem Zeitpunkt möglicherweise hat. Besondere Überlegungen können sein, was zu tun ist, wenn etwas Unerwartetes passiert, und der richtige Prozess für Änderungsaufträge, die die ursprüngliche Stellenbeschreibung und Erwartungen hinzufügen oder entfernen.
Ein Geschäftsvertrag kann durch Anreize und Strafen ergänzt werden, die im Verhandlungsprozess vereinbart werden können. Wenn beispielsweise ein Auftrag vorzeitig beendet wird, kann der Auftragnehmer eine Bonuszahlung erhalten. Wenn der Auftrag über die vorgesehene Zeit hinausläuft, kann es ebenfalls Bestimmungen geben, dass der Projektinhaber Anspruch auf eine Art Rückerstattung hat. Die Form und Einzelheiten dieser Rückerstattung können oft stark variieren, ebenso wie der Bonus.
Angesichts des Umfangs der verschiedenen Arten von Vertragsverhandlungen, die möglich sind, ist es sehr schwierig, die durchschnittliche Zeit, die der Prozess von Anfang bis Ende dauert, zu berechnen. Einige Verträge können den Prozess möglicherweise sehr schnell durchlaufen, entweder aufgrund des kritischen Timings der zu erledigenden Arbeit oder weil beide Parteien den Vertrag für fair halten. Bei einigen Arbeitsverträgen kann es Jahre dauern, bis sie endgültig genehmigt werden. So endete beispielsweise ein 1954 begonnener Arbeitsstreik der Kohler Company erst 1960 und gilt als der längste Arbeitskampf in der amerikanischen Geschichte.