Die Veranstaltungsplanung beinhaltet die Organisation und Organisation all der vielen Details, die zu einer Veranstaltung gehören, wie etwa einer Werbeaktion, einer Geburtstagsfeier oder einer Spendenaktion. Die Branche ist in den letzten 10 bis 15 Jahren enorm gewachsen, und neuere Untersuchungen zeigen, dass jedes Jahr fast 500 Milliarden US-Dollar (USD) für geplante Veranstaltungen auf der ganzen Welt ausgegeben werden. Dieses Wachstum ist auf die verbesserte Wirtschaftlichkeit und den Trend zurückzuführen, dass Unternehmen ihre Meeting- und Planungsfunktionen auslagern.
Viele verschiedene geschäftliche und gesellschaftliche Anlässe können von einer detaillierten Planung profitieren. Jede Veranstaltung kann unter eine Überschrift wie Feiern, Werbeaktionen, Gedenkfeiern oder Bildung fallen. Feiern können Paraden, Hochzeiten, Geburtstage und Jubiläen umfassen. Werbeveranstaltungen können politische Kundgebungen, Produkteinführungen und Modenschauen sein. Gedenkveranstaltungen umfassen Bürgerveranstaltungen und Gedenkstätten. Bildungsveranstaltungen können Tagungen, Abschlussfeiern und Konferenzen sein.
Organisatoren müssen mehrere Aufgaben bewältigen, um die Veranstaltung erfolgreich zu machen. Ein Planer kann daran beteiligt sein, einen Ort für die Veranstaltung zu finden, ein Design dafür zu erstellen und die Personen zu untersuchen, die die Veranstaltung anfordern. Die Veranstaltungsplanung beinhaltet auch die Organisation der Dekoration, des Essens und der Vorbereitung der Unterhaltung. Auch das Versenden von Einladungen und die Vermittlung von Unterkünften können in die Verantwortung des Planers fallen. Zu seinen Aufgaben kann auch die Überwachung vor Ort und die Koordination des Veranstaltungspersonals gehören.
Der Grund, warum Unternehmen oder Einzelpersonen einen Veranstaltungsplaner einstellen, ist seine Erfahrung in diesem speziellen Bereich. Planung und Event sind eine zeitaufwendige und manchmal stressige Angelegenheit. So kann beispielsweise ein Hochzeitstag für die Braut stressig genug sein, ohne sich Sorgen machen zu müssen, ob der Caterer pünktlich erscheint. Ein professioneller Planer hat die Zeit und die Kontakte, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Eventplanungsunternehmen selbst sind vielfältig, und Planer sind in der Regel Personen, die ihre Karriere in einem bestimmten Aspekt von besonderen Veranstaltungen begonnen haben. Einige haben sich möglicherweise von Catering-Unternehmen zur Planung ganzer Veranstaltungen abgezweigt. Andere haben als Planer für einen Konzern gearbeitet und sich dann entschieden, ihr eigenes Geschäft zu eröffnen. Ihre jahrelange Erfahrung in der Planung einer Veranstaltung ist für einen reibungslosen Ablauf von entscheidender Bedeutung.
Ein anderer Weg in den Job ist eine Qualifikation, wie zum Beispiel ein Studium oder ein Zertifikat in Veranstaltungsplanung oder -management. Einzelpersonen können in Erwägung ziehen, als Certified Special Events Professional (CSEP) oder Certified Meeting Planner (CMP) zu arbeiten. Es erfordert viel Forschung und Studium, um eine der beiden Zertifizierungen zu erhalten, und die Positionen tragen eine große Verantwortung.