Die Gehalts- und Lohnverwaltung ist der Prozess der Vergütung der Mitarbeiter einer Organisation in Übereinstimmung mit anerkannten Richtlinien und Verfahren. Ein wichtiger Bestandteil der Politik einer erfolgreichen Organisation zur Verwaltung von Gehältern und Löhnen ist die Überwachung und Bewertung der Vergütung aller Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie angemessen bezahlt werden, sowohl in Bezug auf andere in derselben Organisation als auch auf den Markt insgesamt. Dieser Prozess ist oft eine integrale Funktion der Personalabteilung der Organisation, aber im Allgemeinen ist es umso wahrscheinlicher, dass er von einer separaten Abteilung abgewickelt wird, je größer die Organisation ist.
Das erste Element der Gehalts- und Lohnverwaltung, die periodische Gehaltsabrechnung, ist ein kritischer Bestandteil der Funktionsweise einer jeden Organisation. Bei unsachgemäßer Gehaltsabrechnung könnte der Arbeitgeber selbst möglicherweise kollabieren. Die persönlichen Budgets und Pläne der Mitarbeiter sind davon abhängig, dass sie regelmäßig bezahlt werden, und wenn die Entschädigung verspätet, zu kurz oder auch nur ein einziges Mal ausfällt, wird die Arbeitsmoral und das Vertrauen in die Stabilität des Arbeitgebers stark beeinträchtigt. Unabhängig davon, ob ein Arbeitgeber die Dienste eines externen Lohnabrechnungsdienstes in Anspruch nimmt oder alle Lohnabrechnungsfunktionen intern abwickelt, wird er in der Regel erhebliche Ressourcen aufwenden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich den richtigen Betrag erhalten.
Das zweite Element der Lohn- und Gehaltsverwaltung – die Überwachung und Bewertung der Arbeitnehmervergütung – ist eine Dauerfunktion. Dies beinhaltet die Bewertung der Elemente jeder Tätigkeit in der Organisation und deren Einstufung nach einer Reihe verschiedener Kriterien, einschließlich der Art der Tätigkeit selbst, des Umfangs der erforderlichen Aufsicht, der normalerweise mit der Tätigkeit verbundenen körperlichen Anstrengung und des Umfangs der Ausbildung notwendig, um die Arbeit fachmännisch zu erledigen. Die zugrunde liegende Idee ist, den Wert jedes Arbeitsplatzes für den Arbeitgeber so weit wie möglich zu ermitteln und die Arbeitnehmer entsprechend zu entlohnen. Von Zeit zu Zeit, insbesondere in Ermangelung von Tarifverhandlungen, führen die Ergebnisse dieses Monitoring- und Evaluierungsprozesses zu Anpassungen der Löhne und Gehälter. In einem Umfeld von Kollektivverhandlungen werden diese Bewertungen bei der Festlegung solcher Anpassungen wichtig sein, obwohl andere Erwägungen die Anpassungen von Löhnen und Gehältern beeinflussen können.
In den Vereinigten Staaten werden Arbeitsplätze auch dahingehend bewertet, ob sie von den Lohn- und Stundengesetzen in Bezug auf die Überstundenvergütung ausgenommen sind oder nicht. Die meisten Produktions- und Bürojobs gelten beispielsweise als nicht steuerbefreit; das heißt, selbst wenn die Bezahlung auf Wochenbasis erfolgt und als Gehalt bezeichnet wird, gelten die Jobs aus rechtlicher Sicht als stündlich. Wenn ein nicht freigestellter Arbeitnehmer über die gesetzlichen Anforderungen hinaus arbeitet, in der Regel 40 Stunden pro Kalenderwoche, muss ihm zusätzlich zum regulären Stundenlohn eine Prämie gezahlt werden. Die meisten leitenden Angestellten und Aufsichtspersonen sowie einige Angestellte auf höherer Ebene gelten als befreit, was bedeutet, dass sie unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in jeder Lohnperiode einen Pauschalbetrag erhalten. Im Allgemeinen werden freigestellte Arbeitnehmer mehr bezahlt als nicht freigestellte. Das US-Arbeitsministerium hat spezifische Tests, die Arbeitgeber für jeden Job anwenden können, um festzustellen, ob er ordnungsgemäß als befreit oder nicht befreit eingestuft wird.
Die Einstufung von Arbeitsplätzen ist nur ein Element des laufenden Bewertungsprozesses, der ein wichtiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsverwaltung ist. Arbeitgeber müssen sich auf dem Markt einen Wettbewerbsvorteil sichern, und eine Möglichkeit dazu besteht darin, die besten Mitarbeiter einzustellen. Versierte Arbeitgeber werden sich bemühen, einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf die Vergütung aufrechtzuerhalten, da sie wissen, dass ihre Mitarbeiter ständig auf der Suche nach besseren Möglichkeiten sind und das Gesamtvergütungspaket eines der wichtigsten Elemente einer Mitarbeiterbindungsstrategie ist. Die Mitarbeiterbindung wiederum ist eine wichtige Aufgabe der Verantwortlichen für die Gehalts- und Lohnadministration.