Der Begriff „Gehaltsabrechnung“ umfasst jeden Mitarbeiter eines Unternehmens, der einen regelmäßigen Lohn oder eine andere Vergütung erhält. Einigen Mitarbeitern kann ein festes Gehalt gezahlt werden, während andere für die geleisteten Arbeitsstunden oder die Anzahl der produzierten Artikel bezahlt werden. All diese verschiedenen Zahlungsmethoden werden von einem Lohnabrechnungsspezialisten berechnet und die entsprechenden Gehaltsschecks ausgestellt. Unternehmen verwenden häufig objektive Messinstrumente wie Zeitkarten oder Arbeitszeitnachweise, die von Vorgesetzten ausgefüllt werden, um den Gesamtbetrag der fälligen Vergütung für jeden Zahlungszeitraum zu bestimmen.
Nachdem ein Lohnbuchhalter die Stunden eines Mitarbeiters mit seinem Lohnsatz multipliziert hat, wird der Bruttoeinkommensbetrag in einen Rechner oder ein Computerprogramm eingegeben. Regelmäßige Abzüge wie Steuereinbehalte, Krankenversicherung, Gewerkschaftsbeiträge, gemeinnützige Beiträge usw. werden dann kategorisiert und abgezogen. Der Restbetrag wird dann in einen Scheck oder eine elektronische Einzahlung umgewandelt und wird für diesen Zeitraum zum Nettolohn des Mitarbeiters. In den USA identifizieren Gehaltsabrechnungsabteilungen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch durch einen Bundescode und führen eine laufende Bilanz über das Gesamteinkommen und die Abzüge für das Geschäftsjahr.
Für Kleinunternehmer ist es oft eine der höchsten Prioritäten, genügend Bargeld zu haben, um alle Mitarbeiter zu bezahlen. Auch wenn das Geschäft selbst nicht profitabel geworden ist, müssen die Mitarbeiter dennoch für ihre Leistungen entschädigt werden. Deshalb ziehen es viele kleinere Unternehmen vor, ihre Lohnverbindlichkeiten so gering wie möglich zu halten, bis sie eine gewisse Rentabilität erreicht haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Kleinunternehmer auf ihre eigenen Gehälter verzichten, um ihre Mitarbeiter zu bezahlen.
Die Einrichtung eines effektiven Gehaltsabrechnungssystems ist für ausgebildete Buchhalter nicht besonders schwierig, kann aber sehr zeitaufwändig sein. Einige kleinere Unternehmen verlassen sich auf benutzerfreundliche Computersoftware, um ein einfaches System mit Scheckdruckern und Dateispeichern einzurichten. Größere Unternehmen können im Rahmen ihrer Gesamtaufgaben ausgebildete Buchhalter mit der Bearbeitung von Lohnfragen beauftragen. Unternehmen, die nicht über die Mittel verfügen, ihre eigenen Systeme zu warten, entscheiden sich oft dafür, diese Aufgabe externen Spezialisten zu überlassen.
Da Gehaltsabrechnungen auf objektiven Kriterien wie Zeitkarten und Bundessteuerformularen basieren, können externe Buchhalter alle Berechnungen durchführen, alle Daten seit Jahresbeginn speichern und die Zahlungen rechtzeitig ausstellen. Arbeitgeber müssen diese Unternehmen lediglich über Änderungen der Lohnsätze oder Abzüge der Arbeitnehmer informieren.