Ein Back-Office-Manager ist ein Fachmann, der für die Überwachung der Arbeit von Einzelpersonen in Abteilungen wie Personalwesen (HR), Rechnungswesen und Informationstechnologie (IT) verantwortlich ist. Der Begriff „Backoffice“ beschreibt alle Funktionen, die einen Betrieb unterstützen, aber keinen direkten Bezug zum Kundenservice haben, auch wenn sie einen großen Einfluss auf die Kundenbeziehungen haben. Diese Manager sind in verschiedenen Bereichen tätig, beispielsweise in der medizinischen Industrie, in der Fertigung und im Finanzwesen, sodass ihre Aufgaben je nach Tätigkeitsbereich variieren.
In den meisten Fällen wird von einem Backoffice-Manager erwartet, dass er einen Hintergrund in einem Bereich wie Mathematik, Rechnungswesen oder Ingenieurwesen hat. In einigen Branchen wird er oder sie jedoch in spezialisierteren Bereichen ausgebildet. Einer aus der Finanzbranche zum Beispiel hat wahrscheinlich eine Ausbildung und Berufserfahrung in der Überwachung von Finanzdienstleistungen. Ebenso kann ein medizinischer Backoffice-Experte Erfahrung in einem Bereich wie der Krankenhausverwaltung haben.
Wenn sich Fachleute auf das Backoffice beziehen, beziehen sie sich möglicherweise auf eine von mehreren verschiedenen Funktionen. Ein auf Personalwesen spezialisierter Manager könnte beispielsweise dafür verantwortlich sein, dass die Mitarbeiterakten korrekt und korrekt abgelegt werden. Diejenigen, die den IT-Betrieb beaufsichtigen, können andererseits Netzwerke entwerfen und Upgrades durchführen, die einen reibungsloseren Betrieb der Software ermöglichen. Ein Accounting Manager übernimmt häufig Aufgaben wie die Überwachung von Auditprozessen, um sicherzustellen, dass diese die Unternehmensrichtlinien befolgen und die Vorschriften einhalten.
Während Front-Office-Profis für den direkten Umgang mit Kunden verantwortlich sind, erledigen Back-Office-Profis einen Großteil der Arbeit, die sich auf den Kundenservice auswirkt. Ein Backoffice-Manager im medizinischen Bereich kann Patientenakten aufzeichnen und abrufen. In der Fertigungsindustrie kann der Manager für die Auftragserteilung und Budgetierung von Projekten verantwortlich sein, die zur Produktion von Artikeln führen, die an Kunden verkauft werden.
Backoffice-Manager verfügen oft über große Kommunikationsfähigkeiten. Sie können Manager aus dem Front Office und Führungskräfte konsultieren, um Strategien, Ziele und Erwartungen zu besprechen. Es ist auch üblich, dass man als Vorgesetzter für bestimmte Abteilungen fungiert. Ein IT-Manager zum Beispiel kann neben der Überwachung von Computer- und Telekommunikationsvorgängen auch Aufgaben schulen und an IT-Mitarbeiter delegieren. In einigen Fällen wird er oder sie mit Kunden kommunizieren, die unzufrieden sind oder Probleme haben, die Frontoffice-Mitarbeiter nicht lösen können.
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