Funktionale Manager, auch als Linienmanager bekannt, können die Leistungsbeurteilungen für eine bestimmte Abteilung oder eine ganze Organisation verwalten. Projektmanager berichten normalerweise an Manager auf dieser Ebene, obwohl einige Organisationen die beiden Positionen kombinieren. In dieser Situation würde der Manager zusätzlich zu den übergreifenden Bedürfnissen der Organisation auch spezifische Projekte beaufsichtigen.
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Person in dieser Position hängen davon ab, ob es einen Projektmanager in der Organisation gibt. Personen in diesen beiden Positionen neigen dazu, eng zusammenzuarbeiten, aber ihre Aufgaben variieren je nach Kultur und Bedürfnissen eines bestimmten Unternehmens.
Typischerweise berichtet ein Projektmanager an einen funktionalen Manager, der dann eine Verbindung zur Geschäftsleitung herstellt. Dieser übergeordnete Manager verwaltet und kontrolliert in der Regel auch die Ressourcen, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Aus diesem Grund ist eine starke Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Arbeitern in den beiden Positionen entscheidend für den rechtzeitigen und effektiven Abschluss aller offenen Projekte. Wichtig ist auch, dass beide Manager ein klares Verständnis ihrer spezifischen Rollen haben, um unnötige Konflikte zu vermeiden.
Wenn es in einer Organisation beide Arten von Managern gibt, wird der funktionale Manager normalerweise alle Projekte beaufsichtigen, anstatt eine bestimmte Rolle bei deren Abschluss zu spielen. In dieser Rolle stellt er oder sie sicher, dass alle Projekte im Einklang mit den allgemeinen Zielen und der Philosophie der Organisation stehen. Eine Organisation mit beiden Positionen wird oft als hochfunktionell bezeichnet.
Diese Manager können auch eine bestimmte Abteilung beaufsichtigen. Eine Person in dieser Rolle überwacht ein oder mehrere Projekte im Hinblick auf die Einhaltung sowohl der allgemeinen Bedürfnisse der Organisation als auch der spezifischen Anforderungen der Abteilung. Dazu gehört in der Regel die ordnungsgemäße Zuweisung und Organisation von Ressourcen, so dass ein gesundes Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen aller Beteiligten besteht, von den Führungskräften bis hin zu den dem Projekt zugewiesenen Mitarbeitern.
Wenn die beiden Rollen kombiniert werden, kann die Position alles umfassen, von der Sicherstellung der Einhaltung organisatorischer Anforderungen bis hin zu den Feinheiten sowohl der Anforderungen der Abteilung als auch eines Projekts selbst. Es könnte sogar mehrere Projekte geben, für die der Funktionsmanager die Verantwortung trägt. Wenn es keine separate Position gibt, wird die Organisation oft als hochprojektiert bezeichnet.