Ein allgemeiner Administrator wird auch als Büroleiter oder Verwaltungsassistent bezeichnet. Während die Stellenbeschreibungen je nach Unternehmen etwas variieren können, kann der allgemeine Administrator für die Bearbeitung der gesamten Korrespondenz, das Beantworten von Telefonleitungen, das Entgegennehmen von Nachrichten, das Erstellen von Berichten und andere allgemeine Büroaufgaben verantwortlich sein. In einigen Fällen benötigen allgemeine Administratoren möglicherweise spezielle Schulungen, um einige dieser Aufgaben in hochtechnischen Büroumgebungen auszuführen. Der Begriff wird am häufigsten für Bürojobs in englischsprachigen Ländern außerhalb von Nordamerika verwendet.
Eine der Hauptaufgaben eines allgemeinen Administrators besteht darin, die gesamte Korrespondenz zu bearbeiten, nicht nur die eingehende Post zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie an die richtige Person gelangt, sondern auch die Korrespondenz für die ausgehende Post zu tippen. Einige allgemeine Administratoren müssen möglicherweise zum Postamt gehen, um die Post abzuholen, aber oft wird die Post zur weiteren Verteilung an einen zentralen Ort in einem Büro geliefert. Diese Pflicht ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die möglicherweise Angebote oder andere Dokumente haben, die unter engen Fristen geprüft werden müssen.
In einigen Büroumgebungen ist ein allgemeiner Administrator für die Erstellung von Berichten in einer Vielzahl von Softwareplattformen verantwortlich. Daher erfordern diese Positionen ein gutes Verständnis von Office-Software, einschließlich Produkten für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Folienpräsentationen. Oftmals ist der allgemeine Administrator dafür verantwortlich, die Rohinformationen zu übernehmen und in ein ansprechendes und vorzeigbares Format zu bringen. Ein Vorgesetzter wird in der Regel das fertige Produkt vor dem Versand abzeichnen.
Mit dem Aufkommen von Direktdurchwahlen und Voicemail wird die Aufgabe eines allgemeinen Administrators in Bezug auf das Beantworten und Weiterleiten von Telefonanrufen in den meisten Büros etwas eingeschränkt. Es kann jedoch vorkommen, dass der Mitarbeiter angerufen wird, um Telefone für den Chef oder andere Führungskräfte zu beantworten. Einige Angelegenheiten können möglicherweise nicht warten, und es liegt am Administrator, die Situation zu verstehen und eine angemessene Reaktion zu finden. Darüber hinaus ziehen es einige Führungskräfte vor, dass ein Front-Office-Mitarbeiter Telefonanrufe überprüft, bevor sie sie weiterleiten.
Eine andere Möglichkeit, wie allgemeine Administratoren administrative Unterstützung anbieten können, ist die Datenbankverwaltung. Wenn das Unternehmen beispielsweise Mitgliedschaften hat oder eine Verkaufsliste führen muss, kann dies eine Aufgabe des allgemeinen Administrators sein. Es obliegt dieser Person, sicherzustellen, dass die Datenbank keine veralteten Informationen enthält, um einen zuverlässigen Kontakt mit den Kunden aufrechtzuerhalten.
In einigen Büros ist der Generaladministrator auch für die Erstellung und Pflege des Zeitplans eines oder mehrerer Führungskräfte verantwortlich. In dieser Situation wird der Administrator Besprechungen einrichten, Termine bestätigen und versuchen, den Tag so weit wie möglich im Zeitplan zu halten. Dazu kann auch die Vermittlung von Reiseplänen gehören.