Ein Geschäftsprozessspezialist bewertet die Effektivität von Geschäftsprozessen und bietet Verbesserungsvorschläge. Verbesserungen können unternehmensweite Szenarien oder spezifische Probleme auf Mitarbeiterebene umfassen. Ob groß oder klein, von Prozessverbesserungen wird erwartet, dass sie das Endergebnis des Unternehmens steigern. Um diesen Hauptzweck zu erfüllen, sind diese Spezialisten in der Analyse, Quantifizierung und anderweitigen Messung der Produktivität geschult.
Verbesserungen sind notwendig, wenn eine Prozessschwäche vorliegt, ein Bruch in der Kette. Das schwache Glied bedeutet verschwendete Zeit oder Ressourcen. Prozessschwäche ist jedoch nicht die einzige Situation, die einen Experten erfordert. Wenn sich die Kundenbedürfnisse ändern, kann ein Spezialist dem Unternehmen helfen, seine Prozesse an das sich entwickelnde Kundenprofil anzupassen.
Zur Bewertung von Geschäftsprozessen sammelt der Geschäftsprozessspezialist aussagekräftige Informationen von Unternehmensmitarbeitern auf vielen Ebenen – vom Geschäftsinhaber über das mittlere Management bis hin zum Berufseinsteiger. Nach Dokumentation und Quantifizierung stellt der Spezialist fest, welche Prozesskomponenten eine niedrigere Produktivität aufweisen als gewünscht. Der Spezialist definiert dann die spezifischen Probleme, die angegangen werden sollen.
Die Problemfelder des Unternehmens zu entdecken, ist nur ein Teil des Jobs. Der Spezialist muss dann eine Methode zur Lösung der Probleme entwerfen. Dazu sind oft Technologiekenntnisse oder spezifische branchenbezogene Informationen erforderlich.
Je nach Unternehmen muss der Geschäftsprozessspezialist möglicherweise mehr tun, als nur Lösungen zu evaluieren und bereitzustellen. Einige Unternehmen bitten den Spezialisten, die Lösungen zu implementieren – eine Anfrage, die in der Regel technische Fähigkeiten und Kenntnisse im Projektmanagement erfordert. Darüber hinaus kann der Spezialist gebeten werden, das neue Verfahren zu testen, um seine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.
Einige Unternehmen bitten den Geschäftsprozessspezialisten, an Schulungen für ihre Mitarbeiter teilzunehmen, damit sie die neuen Lösungen effektiv nutzen können. Die Schulung kann die Entwicklung von Schulungsmaterialien und die Weitergabe von Schulungsinformationen in Präsenz- oder Online-Unterrichtssitzungen umfassen. Dies ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder die gleiche Botschaft im gleichen Training erhält.
Geschäftsprozessspezialisten sind nicht immer interne Mitarbeiter; sie können Berater sein. Outsourcing-Prozessverbesserungen sind keine Seltenheit. Jedes Unternehmen, das Geschäftsprozessanalysen und Lösungsimplementierungen anbietet, sollte auf jeden Fall ein solides Verständnis von Wissensmanagement und Informationstechnologie, wie Lebenszyklen und Methoden, haben.
Der Geschäftsprozessspezialist ist am besten mit Fähigkeiten ausgestattet, die strategische Planung, Problemlösung, Workflow-Analyse, Prozessdesign, Projektmanagement, Teamführung, Beziehungsmanagement, Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentation, Quantifizierung und Analyse umfassen. Ein Masterabschluss in Betriebswirtschaftslehre (MBA) ist nicht immer Voraussetzung für eine Fachkraft, aber eine kaufmännische Ausbildung und funktionsübergreifende Erfahrung sollten hilfreich sein.