Ein medizinischer Terminplaner erstellt einen Terminplan für eine Arztpraxis oder Klinik, indem er die Bedürfnisse der Patienten mit den Leistungserbringern abgleicht, um die Patienten einzupassen und den Terminplan nach Bedarf anzupassen, um Notfälle und andere Ereignisse zu berücksichtigen. Medizinische Disponenten arbeiten im Front Office, um mit den Patienten persönlich zu interagieren und auch die Telefon- und E-Mail-Kommunikation für das Büro zu erledigen. Diese Arbeit stellt keine besonderen Anforderungen, aber gute soziale Fähigkeiten und Computerkenntnisse werden normalerweise bevorzugt.
Wenn ein Patient eine Arztpraxis wegen eines Termins kontaktiert, sammelt der medizinische Terminplaner einige grundlegende Informationen, um die Dringlichkeit des Problems zu bestimmen und die für den Termin benötigte Zeit abzuschätzen. Der Planer nimmt auch alle erforderlichen Verfahren und Geräte zur Kenntnis, wie z. B. einen Röntgenraum oder eine Blutentnahme. Mit diesen Informationen kann der Terminplaner dem Patienten geeignete Terminzeiten anbieten und den Termin vereinbaren.
Medizinische Disponenten können Erinnerungsanrufe, E-Mails oder Karten versenden, um sicherzustellen, dass die Patienten wissen, wann sie kommen müssen. Sie kümmern sich um Stornierungen und verschieben gegebenenfalls neue Termine. Bei kurzfristiger Absage eines Patienten kann der Terminplaner auch vermerken, dass dem Patienten der Termin in Rechnung gestellt werden soll, wenn dies Teil der Praxisregelung ist. Sollten Terminpläne aufgrund langer Termine oder technischer Probleme in Verzug geraten, ist es die Aufgabe des medizinischen Disponenten, diese wieder auf Kurs zu bringen, Termine zu verschieben und ggf. weitere Schritte einzuleiten.
In einigen Praxen zieht ein medizinischer Terminplaner auch Papierkram und Formulare ein, um sich auf Termine vorzubereiten, und legt möglicherweise auch Vorräte an. In anderen Fällen liegt dies in der Verantwortung von Krankenschwestern und anderen Technikern, die die Klinik auf den Tag vorbereiten. Der Disponent ist auch dafür verantwortlich, dass ausreichend Personal zur Verfügung steht, und koordiniert die Mitarbeiter, um sie über den Tagesablauf zu informieren. Wenn ein Patient zum Beispiel eine Blutabnahme benötigt, stellt der medizinische Planer sicher, dass die Techniker dies in ihrem Zeitplan haben, damit sie bereit sind, wenn der Patient eintrifft.
Um als Arzthelferin arbeiten zu können, ist keine besondere Ausbildung erforderlich, jedoch kann ein kurzer Kurs in medizinischer Terminologie und Geschäftspraxis hilfreich sein. Frühere Erfahrungen in der Rezeption und im öffentlichen Dienst sind für Bewerber oft hilfreich, und Fähigkeiten wie zweisprachige Fähigkeiten können bei einer Bewerbung möglicherweise hilfreich sein. Der medizinische Planer behandelt vertrauliche Informationen und muss möglicherweise eine Hintergrundprüfung bestehen oder sich bereit erklären, Unterlagen zu unterzeichnen, die die Akzeptanz und das Verständnis der Datenschutzrichtlinien des Büros bestätigen.