Ein Messekoordinator ist für die Verwaltung aller Aspekte einer professionellen Messe verantwortlich, die normalerweise in einem Kongresszentrum oder einem Hotel angesiedelt ist. Dieser Job erfordert viel Planung und Problemlösung. Ein Koordinator muss sicherstellen, dass der Veranstaltungsort vorbereitet ist, Speisen und Getränke ordnungsgemäß gehandhabt werden, die Bedürfnisse der Teilnehmer und Anbieter erfüllt werden, die audiovisuelle Ausrüstung eingerichtet, Marketing und Werbung gehandhabt werden und alles im Rahmen des Budgets liegt. Diese Person wird häufig mehrere Mitarbeiter beaufsichtigen, die diese Aufgaben erfüllen.
Eine Messe ist ein professionelles Treffen von Experten in einer bestimmten Branche; Es ist eine Gelegenheit, sich zu vernetzen und die neuesten Entwicklungen auf diesem Gebiet zu sehen. In vielen Fällen arbeitet ein Messekoordinator für ein Kongresszentrum oder ein Hotel mit einem großen Tagungsraum, der Besucher aufnehmen kann. Die erste Aufgabe des Koordinators besteht darin, mit den Messeorganisatoren zusammenzuarbeiten, um die spezifischen Bedürfnisse und das Budget der Veranstaltung zu verstehen. Zum Beispiel hat eine Computermesse andere technologische Anforderungen als eine Bio-Lebensmittelmesse, aber jede muss spezifische Anforderungen erfüllen.
Die Aufgaben eines Messekoordinators unterscheiden sich von Messe zu Messe, aber für fast alle Veranstaltungen gibt es grundlegende Aufgaben. Die Vorbereitung des Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg einer Show. Der Koordinator muss sicherstellen, dass für alle Stände genügend Platz vorhanden ist, dass diese Stände ordnungsgemäß mit Strom versorgt werden und dass die audiovisuelle Ausrüstung für Präsentationen betriebsbereit ist. Speisen und Getränke müssen ebenfalls vertraglich vereinbart und zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitgestellt werden.
Marketing und Werbung werden oft von den Messeveranstaltern übernommen, obwohl ein Teil dieser Arbeit von den Sponsoren der Messe erledigt wird. Ein Koordinator arbeitet mit Druckereien, Grafikdesignern, Marketingabteilungen und PR-Profis zusammen, um die Veranstaltung bekannt zu machen. Messeveranstalter haben oft spezifische Anforderungen und Standards für das Marketing, die erfüllt werden müssen.
Diese Arbeit ist in der Regel zu viel für eine einzelne Person. Ein Messekoordinator kann sich persönlich um jeden dieser Jobs kümmern, wenn die Situation es erfordert, aber die meisten beaufsichtigen ein Personal. Es liegt in der Verantwortung des Koordinators, ausgebildete Fachleute für diese vielfältige Arbeit einzustellen und Zeitpläne zu erstellen, um sicherzustellen, dass eine Show angemessen besetzt ist. Diese vielfältigen Verantwortlichkeiten erfolgreich zu jonglieren, ist die größte Aufgabe eines Koordinators, aber wenn Sie dies gut tun, wird eine unterhaltsame und informative Show für alle Teilnehmer entstehen.