Ein Reiseplaner ist ein Agent, der Urlaubs- und Reisepakete für Kunden organisiert. Sie übernehmen während und nach der Beratung mit einem Kunden verschiedene Aufgaben, wie z. B. die Erstellung einer Reiseroute, die Buchung von Flügen, die Vermittlung eines Mietwagens oder der Freizeitausrüstung, um die Reise so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Hauptpriorität für einen Reiseplaner ist die Koordination verschiedener Aspekte einer Reise. Der Job erfordert Multitasking, Terminplanung, Verhandlungsgeschick und andere zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
Für Urlaube muss sich ein Reiseplaner eng mit seinem Kunden absprechen. In vielen Fällen tun Kunden, die für ihren Urlaub die Unterstützung eines Reiseplaners suchen, dies, weil sie ein Gesamtpaket kaufen möchten, anstatt jeden Aspekt ihres Urlaubs selbst koordinieren zu müssen. Ein Reiseplaner muss beispielsweise festlegen, ob der Kunde fliegen, die Segel setzen oder mit dem Auto oder der Bahn losfahren soll. In der Regel können Kunden in einem Beratungsgespräch ihre genauen Anforderungen formulieren, aber in vielen Fällen muss der Reiseplaner diese in einer Frage-und-Antwort-Runde herausarbeiten.
Sobald die Transportmethode arrangiert ist, muss ein Reiseplaner die Unterkunft finden, die den Bedürfnissen des Kunden am besten entspricht. Dies mag einfach klingen, aber viele Kunden sind sich nicht sicher, in welcher Art von Unterkunft sie übernachten möchten. Viele verschiedene Faktoren spielen bei der Bestimmung der am besten geeigneten Unterkunft für einen Kunden eine Rolle – Preis, Lage in der Zielstadt, Nähe zu bestimmten Orten Attraktionen oder Aktivitäten, Luxusniveau und ästhetisches Empfinden.
Reiseplaner arrangieren in der Regel alle Dinge, die ihr Kunde im Urlaub machen wird, und sorgen dafür, dass keine Terminkonflikte entstehen. Der Planer findet die Aktivitäten und Ausflüge, die dem Geschmack und den Interessen seiner Kunden am besten entsprechen, und stellt gleichzeitig sicher, dass diese Aktivitäten in das Budget seines Kunden passen. Dies erfordert, dass sich der Reiseplaner mit seinen Kunden vertraut macht und eine Beziehung zu ihnen aufbaut, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ihnen Spaß macht.
Reiseplaner sind jedoch nicht darauf beschränkt, Ferien zu arrangieren. In vielen Fällen werden sie für die Organisation von Geschäftsreisen eingesetzt, die ein hohes Maß an Koordination und Kompetenz erfordern. Sie können auch gebeten werden, Firmenretreats, Seminare und Kongresse zu organisieren oder einfach alles andere, was die Fähigkeiten zur Koordination von Reiserouten für Menschen erfordert.