Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Front-Office-Managers variiert je nach Größe und Art des Büros, in dem er oder sie arbeitet. Diese Position kann in Arztpraxen, Hotels oder jeder Art von Unternehmensumgebung bestehen, in der es ein Front-Office gibt. Normalerweise besteht das Front-Office in jedem Unternehmen, um direkt mit Kunden oder Kunden zu interagieren, die hereinkommen anderen Mitarbeitern und fungieren als Vermittler zwischen den Mitarbeitern und dem Büroleiter.
In den meisten Fällen ist der Job eines stellvertretenden Front-Office-Managers meistens eine Aufsichtsaufgabe im Vergleich zu einem Manager, der sich möglicherweise mehr auf das operative Geschäft konzentriert. Ein stellvertretender Front-Office-Manager kann zunächst mitentscheiden, ob bestimmte Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden und Interviews mit potenziellen Bewerbern führen. Sobald Personen eingestellt werden, muss er oder sie sie möglicherweise auch schulen. Der stellvertretende Büroleiter könnte dafür verantwortlich sein, den Zeitplan zu erstellen, die Zeiten zu planen, in denen Mitarbeiter freigestellt werden können, und sicherzustellen, dass das Front Office immer abgedeckt ist. Die tägliche Überwachung von Dingen wie Verhalten bei der Arbeit, Einhaltung der Kleiderordnung und Pausen und andere regelmäßige Dinge gehören ebenfalls zum Job.
Neben den Aufsichtspflichten ist die Kundenbetreuung in der Regel einer der wichtigsten Aspekte im Job des stellvertretenden Front-Office-Managers. Obwohl die anderen Mitarbeiter in einem Büro in der Regel geschult werden, um Probleme zu lösen, können besonders schwierige oder herausfordernde Probleme dem stellvertretenden Manager zur Kenntnis gebracht werden, und er oder sie muss in der Lage sein, sie schnell und effektiv zu lösen.
Der stellvertretende Front-Office-Manager muss alle Aspekte des Bürobetriebs verstehen, von operativen Entscheidungen bis hin zur Funktionsweise bestimmter Technologien. Möglicherweise muss er oder sie Berichte vorbereiten und erstellen, die zu Sitzungen vorgelegt werden, und es wird erwartet, dass er Vorschläge macht, wie das Büro effizienter, rentabler oder anderweitig verbessert werden könnte. Für jeden, der sich für diese Art von Karriere interessiert, ist es wichtig, verantwortungsbewusst, eigenmotiviert und über ausgezeichnete soziale Fähigkeiten zu verfügen. Aufgrund all dieser Verantwortung und der notwendigen Kenntnisse, die mit diesem Job verbunden sind, haben viele Personen in dieser Funktion einen Hochschulabschluss in Wirtschaft.