Audio-Telekonferenzen, auch als Konferenzgespräche oder Audiokonferenzen bekannt, sind die Abhaltung eines Meetings über eine Telefonverbindung. Mitte des 20. Jahrhunderts als Business-Tool entwickelt, war diese Form der Telefonkonferenz einst extrem teuer. Heutzutage ist es sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen jeder Größe möglich, Telefonkonferenzen mit sehr geringem Aufwand zu nutzen.
Audio-Telekonferenzen umfassen die Einrichtung eines gemeinsamen Endpunkts für die Telefonsignale aller Teilnehmer, die an einer bestimmten Konferenz teilnehmen sollen. Dies wird durch die Verwendung einer Telekonferenzbrücke erreicht, die ankommende und abgehende Telefonsignale von einer lokalen Telefonvermittlung empfängt. Abhängig von der Struktur des Konferenzgesprächs leitet entweder ein vom Teilnehmer eingegebener Passcode das Signal an die richtige Konferenz weiter oder ein Operator leitet die Verbindung manuell in die richtige Konferenzsitzung.
Es gibt zwei grundlegende Arten von Telefonkonferenzen. Operator-Dial-Out-Dienste, auch bekannt als Operator Connected Services, sind die älteste Art von Audio-Telekonferenzen. Bei diesem Modell wird eine Telefonkonferenz im Voraus gebucht, wobei eine bestimmte Anzahl von Leitungen und eine bestimmte Dauer reserviert werden. Der Kunde teilt dem Telefonkonferenzdienst die Namen und Telefonnummern aller Teilnehmer mit, die an der Sitzung teilnehmen sollen. Zur festgelegten Zeit wählt ein Konferenzteilnehmer die Teilnehmer an und stellt sie in eine gemeinsame Konferenzleitung. Bei diesem Ansatz wird der Konferenzmoderator in der Regel zuletzt verbunden. Viele Dienste bieten dem Moderator die Möglichkeit, unmittelbar nach dem Wechsel in die Telefonkonferenz einen Namensaufruf zu führen.
Eine zweite Möglichkeit ist die Einwahlkonferenz. Bei dieser Option wählen die Teilnehmer eine bestimmte Telefonnummer, um sich mit der Konferenzbrücke zu verbinden. Eine automatisierte Nachricht fordert den Teilnehmer auf, den der Telefonkonferenz zugewiesenen Passcode einzugeben. Sobald der richtige Passcode eingegeben wurde, wird der Teilnehmer automatisch in den Anruf umgeleitet.
Es gibt mehrere Unterkategorien einer Einwahlkonferenz. Die derzeit beliebteste Audio-Telekonferenzoption wird normalerweise als gebührenfreies Format ohne Reservierung beschrieben. Mit dieser Option wird dem Moderator eine permanente gebührenfreie Nummer, ein oder mehrere permanente Passwörter und eine maximale Anzahl von Leitungen zugewiesen, die der Moderator jederzeit verwenden kann. Diese Option macht es überflüssig, dass der Moderator jedes Mal den Telefonkonferenzdienst kontaktiert, wenn er eine Besprechung per Telefonkonferenz durchführen möchte, da die Anmeldeinformationen rund um die Uhr aktiv sind.
Viele Anbieter bieten auch noch die Möglichkeit einer reservierten gebührenfreien Einwahl in Meetings an. Diese Audio-Telekonferenz-Option bietet einmalig eine gebührenfreie Nummer und Passcodes; Es kann nicht garantiert werden, dass der Moderator für zukünftige Konferenzen dieselbe Nummer und denselben Code verwenden kann. In diesem Format können auch sogenannte ständige oder wiederkehrende Telefonkonferenzen eingerichtet werden, die wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich am gleichen Tag und zur gleichen Tageszeit stattfinden.
Eine dritte Unterkategorie von Einwahldiensten ist als gebührenpflichtige Einwahl bekannt. Dieses Format funktioniert genau wie seine gebührenfreien Gegenstücke. Der Unterschied besteht darin, dass sich alle Teilnehmer anstelle einer gebührenfreien Nummer über eine Standardtelefonnummer mit Ortsvorwahl in die Telekonferenzbrücke einwählen. Gebührenpflichtige Einwahldienste verzeichneten in den 1990er Jahren einen enormen Rückgang der Nutzung, begannen jedoch mit dem Aufkommen von Mobiltelefonen und Festnetztarifen wieder aufzutauchen, die es den Teilnehmern ermöglichten, eine gebührenpflichtige Nummer zu verwenden und keine Ferngesprächsgebühren auf ihrer Telefonrechnung anfallen zu lassen .
Im Laufe der Jahre haben Service-Features Audio-Telekonferenzen immer benutzerfreundlicher gemacht. Heutzutage bieten viele Dienste dem Moderator viele Tools zur Steuerung der Konferenz, einschließlich der Möglichkeit, alle anderen Teilnehmer stummzuschalten, alle Leitungen nach Belieben zu trennen und Sprachbenachrichtigungen zu verwenden, wenn jemand die Konferenz betritt oder verlässt. Einige dieser Funktionen sind gegen Aufpreis erhältlich, viele werden jedoch als Teil des Basisdienstes betrachtet und sind in der Flatrate pro Minute und Leitung für den Konferenzdienst enthalten.