Workflow beschreibt die Schritte eines Prozesses. In den meisten Fällen wird der Begriff verwendet, um ein Arbeitsmodell zu beschreiben. Ein Manager in einem Versicherungsunternehmen, der die Effizienz verbessern möchte, könnte beispielsweise den Workflow analysieren, der die Abteilungen, die ein Schadensfall durchläuft, die Geschwindigkeit, mit der ein Schadensfall bearbeitet wird, und die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen umfasst. Wenn ein Manager die Workflow-Implementierung praktiziert, führt er oder sie ein neues Verfahren in den täglichen Betrieb einer Organisation ein. Die besten Tipps für die Workflow-Implementierung umfassen normalerweise einen Plan oder ein Modell, das die Mängel der Vergangenheit, die Einbeziehung neuer Technologien und die Schulung der Mitarbeiter angeht.
Um sicherzustellen, dass sich eine neue Workflow-Implementierung lohnt, sollte sich ein Manager zunächst bewusst sein, wie fehlerhaft ein vergangenes System war. In den meisten Fällen ist ein Arbeitsablauf nicht effektiv, wenn er zu Verschwendung und erhöhten Kosten führt. Zeitverschwendung zwischen Prozessschritten, unklare Kommunikation zwischen Abteilungen und sich widersprechende Datenbestände können Symptome eines fehlerhaften Workflow-Modells sein. Diese Probleme verlangsamen die Produktion, führen zu falsch eingesetzten Arbeitskräften und Technologien, die nicht optimal genutzt werden.
Ein Manager, der die Workflow-Implementierung praktiziert, sollte vorhandene Probleme auflisten und feststellen, wo in einem System diese Probleme auftreten. In einigen Fällen kann das Erstellen neuer Protokolle die Anzahl von Fehlern und ungenauen Informationen reduzieren. Die Effizienz von Prozessen lässt sich oft durch die Einführung neuer Technologien verbessern.
Ein guter Tipp für Manager, die sich mit komplexen Prozessen beschäftigen, ist die Einführung von Software, die einen automatisierten Workflow ermöglicht. Diese Methode der Workflow-Implementierung erfordert, dass ein Manager ein Prozessmodell erstellt, das er oder sie dann in ein Computerprogramm eingeben kann. Die meiste Software ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Vorlagendokumente und ermöglicht ihnen, die Schnittstellen an die Anforderungen einer Organisation anzupassen. Der automatisierte Workflow ist besonders in Kontexten nützlich, in denen Dokumente Tag für Tag ähnliche Phasen durchlaufen und einen geordneten und effizienten Workflow ermöglichen.
Mit der Workflow-Implementierung kommt die Notwendigkeit, Mitarbeiter zu schulen. Viele Manager stellen fest, dass die meisten Mitarbeiter neue Workflow-Modelle akzeptieren, wenn sie verstehen, wie ein neues Modell effizienter sein kann als ein alter Prozess. Einige Arbeitnehmer können anfangs resistent sein, obwohl grundlegende Führungs- und Geschäftsmotivationstechniken oft effektiv sein können, um ihnen zu helfen, neue Praktiken einzuführen.
Manager, die neue Workflow-Modelle implementieren, sollten dies langsam tun, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien sollten vor der vollständigen Implementierung bewertet werden. Ebenso müssen neue Workflow-Modelle oft nach dem Trial-and-Error-Prinzip angepasst werden. Dies bedeutet, dass ein Manager davon profitieren kann, einen Prozess in kleineren Bereichen zu pilotieren und dann die Implementierung schrittweise auszuweiten.