Personalfachleute sind dafür verantwortlich, allen Mitarbeitern in einer Organisation zu helfen, sich willkommen und motiviert zu fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten. Diese Fachleute helfen auch bei der Entwicklung und Schulung der Arbeitnehmer über Richtlinien in Bezug auf Verhaltenskodizes und kulturelle Ziele, Prioritäten und Werte. Es ist auch üblich, dass Personalverantwortliche an Rekrutierungsprozessen teilnehmen, Mitarbeiterdaten sammeln und organisieren und Mitarbeiterverhandlungen führen. Einige der gebräuchlichsten Arten von Personalverwaltungssoftware sind Programme, die es Fachleuten ermöglichen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter für Gehaltsabrechnungszwecke zu verfolgen, Bewerbungen und spezielle Bedürfnisse oder Anfragen von Mitarbeitern zu organisieren und die Leistung und Entwicklung der Mitarbeiter zu verfolgen. Einige Arten von Personalverwaltungssoftware sind Suiten, die mehrere Funktionen enthalten, und andere Programme konzentrieren sich auf bestimmte Vorgänge.
Wenn eine Personalverwaltungssoftware für Lohnabrechnungszwecke verwendet wird, enthält sie oft eine Schnittstelle, die alle Mitarbeiter verwenden. Ein gängiges Modell könnte zum Beispiel eine Schnittstelle beinhalten, in der Mitarbeiter die Zeit ihres Arbeitsantritts und die Zeit ihres Verlassens erfassen. Nachdem sie diese Informationen eingegeben haben, werden sie in eine Personaldatenbank hochgeladen. Wenn es Zeit für Personalverantwortliche ist, Gehaltsabrechnungsdaten zu übermitteln, können sie auf Informationen aus der Software zugreifen oder Informationen aus einer Datenbank direkt in die Gehaltsabrechnungsabteilung des Unternehmens hochladen.
Einige Personalmanagement-Software wird für Rekrutierungszwecke verwendet. In einigen Fällen können Fachleute eine Software wählen, die eine Online-Benutzeroberfläche enthält, mit der Bewerber Bewerbungen ausfüllen und einreichen können, die direkt in eine Personaldatenbank hochgeladen werden. Viele Programme verfügen auf der Personalseite über Funktionen, die es Fachleuten ermöglichen, Bewerbungen nach Position und Zusagen zu sortieren.
In vielen Fällen benötigen Personalverantwortliche mehr als nur Bewerbungen. Diese Software kann es Bewerbern auch ermöglichen, Lebensläufe, Anschreiben und Referenzschreiben einzureichen. Programme können es den Kandidaten auch ermöglichen, besondere Bedürfnisse, wie beispielsweise Behinderungen, aufzuzeichnen, die Personalverantwortliche für zukünftige Referenzzwecke aufzeichnen können.
Mitarbeiterbewertung ist eine gemeinsame Funktion von Personalfachleuten. Sie können eine Personalmanagement-Software verwenden, die es ihnen ermöglicht, alle Daten zur Mitarbeiterleistung aufzuzeichnen. Jedes Mal, wenn ein Arbeiter beispielsweise wegen Verspätung gerügt wird, kann ein Personalfachmann diese Informationen in seinem Programm aufzeichnen. Ebenso kann er oder sie auch alle Auszeichnungen und Ehrungen aufzeichnen, die Mitarbeiter erhalten. Diese Informationen können nützlich sein, wenn Mitarbeiter Beförderungen oder Gehaltserhöhungen anstreben.