Document Assembly Software ist ein anderer Begriff für ein Programm, das zum mehrfachen Erstellen von Formulardokumenten verwendet werden kann. Jemand, der beispielsweise regelmäßig einen Standard-Geschäftsbrief oder -vertrag verwendet, kann benutzerdefinierte Dokumente erstellen, ohne dieselben allgemeinen Informationen mehr als einmal eingeben zu müssen. Diese Software wird häufig in Anwaltskanzleien verwendet, kann aber auch zur Erstellung vieler anderer Arten von Dokumenten verwendet werden. Zum Beispiel nutzen viele Fachleute in Branchen wie Vertrieb, Versicherungen und Banken diese Software, um Verträge und andere benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen. Medizinische und behördliche Formulare sind weitere Beispiele für Elemente, die mit diesen Softwareprogrammen erstellt werden können.
Es gibt viele Arten von Softwarepaketen für die Dokumentzusammenstellung sowie mehrere webbasierte Anwendungen. Einige eignen sich eher für den Einsatz speziell in Anwaltskanzleien, andere Programme können jedoch von fast jeder Art von Büro genutzt werden. Darüber hinaus müssen die meisten Unternehmen je nach Spezialisierung nicht unbedingt eine bestimmte Softwaremarke kaufen. Viele Programme können verschiedene Arten von professionellen Dokumenten erstellen.
Um ein neues Element zu erstellen, beantwortet der Benutzer normalerweise eine Reihe von Fragen, die von dem Softwareprogramm gestellt werden. Die eingegebenen Informationen werden dann verwendet, um ein benutzerdefiniertes Formular mit allen relevanten Daten zu erstellen. Es ist im Allgemeinen fortgeschrittener als eine Standardvorlage. Das Programm ist eher intuitiv, weil es bestimmte Daten speichert und an den entsprechenden Stellen einfügt, auch in Dokumenten, die später erstellt werden.
Es gibt mehrere wahrgenommene Vorteile bei der Verwendung von Software zum Zusammenstellen von Dokumenten. Zum einen kann es helfen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Benutzer können vermeiden, jedes Mal, wenn sie ein neues benötigen, ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Ein weiterer potenzieller Vorteil für Büros ist die Einheitlichkeit, sodass alle Mitarbeiter dasselbe Dokument verwenden können, anstatt ein eigenes Dokument zu erstellen. Softwaretools wie diese können wichtige Informationen aktuell halten, indem sie relevante Daten aus mehreren Quellen kontinuierlich aktualisieren und so dazu beitragen, das Risiko von Fehlverhalten zu reduzieren.
Auf der anderen Seite könnten einige Leute der Meinung sein, dass die Verwendung von Software zum Zusammenstellen von Dokumenten Nachteile mit sich bringt. Sie sind möglicherweise daran gewöhnt, ihre eigenen Dokumente zu erstellen, und weigern sich daher, den begrenzten Inhalt dieser neuen Vorlagen zu verwenden. Es kann auch eine Weile dauern, bis diese Art von Softwaretools effizient verwendet wird, was eine anfängliche Investition von Personalzeit im Voraus erfordert.
Verschiedene Versionen dieser Softwarepakete sind im Bürofachhandel und bei Online-Händlern erhältlich. Außerdem bieten einige Mitgliedsorganisationen wie die American Academy of Estate Planning Attorneys (AAEPA) ihren Mitgliedern ausschließlich Softwarepakete zur Dokumentenzusammenstellung an. Wenn ein Unternehmen stattdessen lieber eine der webbasierten Anwendungen nutzen möchte, können mehrere Möglichkeiten online recherchiert werden.