Das Organisieren von Dokumenten ist ein wichtiger Aspekt bei der Führung eines effizienten Heims oder Büros. Wichtiger Papierkram kann zu einer Belastung werden, wenn er nicht ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Daher kann die Verwendung einer der vielen verschiedenen Organisationsmethoden dazu beitragen, dass ein Ablagesystem reibungslos funktioniert. Papier- und elektronische Aufbewahrungssysteme sind die beiden beliebtesten Methoden. Innerhalb jedes gibt es viele Möglichkeiten, nach alphabetischen Standards oder nach Wichtigkeit zu organisieren. Darüber hinaus gibt es einige Regeln zum Löschen von Dokumenten, die dazu beitragen, jedes Dateiorganisationssystem auf einem überschaubaren Niveau zu halten.
Die traditionellste Methode zum Organisieren von Dokumenten ist die Verwendung von physischen Ordnern und Aktenschränken. Dieses System der Dokumentenverwaltung ermöglicht die Speicherung großer Mengen von Dokumenten und Papieren. Dicke Kartonordner werden mit Dokumenten gefüllt und dann in einen Aktenschrank gelegt. Bei den meisten Aktenschränken können die Ordner an einer Reihe von Metallschienen hängen, um eine schnelle Bewegung und Neuordnung zu ermöglichen.
Eine modernere Lösung, um Papierkram sicher und ständig verfügbar zu halten, ist die Verwendung von Computern. Unabhängig davon, ob die Dokumente gescannt und online gespeichert werden oder eine Organisationssoftware verwendet wird, hilft dies, Unordnung zu vermeiden. Beim elektronischen Organisieren von Dokumenten wird eine digitale Kopie wichtiger Dokumente entweder online oder auf einer Festplatte platziert, sodass sie jederzeit schnell abgerufen werden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Papierakten aufzubewahren, die in jedem Zuhause oder Büro viel Platz beanspruchen können.
Egal, ob Dokumente elektronisch oder in physischer Form gespeichert werden, es gibt verschiedene Methoden, die verhindern können, dass die Dateien zu einem unübersichtlichen Durcheinander werden. Die alphabetische Sortierung elektronischer und physischer Dateien ist eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu organisieren und für einen schnellen Abruf verfügbar zu machen. Das Organisieren von Dateien nach Kategorien ist auch nützlich, da die Aufteilung von digitalen und Papierordnern in „Auto“, „Haus“, „Steuer“ und verschiedene Geschäftskategorien die Effizienz erhöht. Eine andere Methode besteht darin, physische Dateien nach Wichtigkeit zu unterteilen, damit im Notfall die wichtigsten Teile schnell verfügbar sind, wenn Dokumente entfernt werden müssen.
Das Verwerfen von Dateien ist auch eine großartige Methode zum Organisieren von Dokumenten, da es verhindert, dass sowohl die elektronische als auch die physische Dateisammlung zu viel Platz beanspruchen. Generell gilt, dass alle Steuerunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren sind. Bewahren Sie komplizierte Steuerdokumente wie Prüfungsinformationen und Unterlagen für Selbständige sechs Jahre lang auf. Andere Gegenstände sollten jedoch für immer aufbewahrt werden, wie Sozialversicherungskarten, Geburtsurkunden und Heiratsurkunden.