Lohnkosten sind Aufwendungen, die mit der Erstellung und Verteilung einer Lohnabrechnung als Teil der Vergütung der Mitarbeiter für deren Leistungen verbunden sind. Neben dem tatsächlichen Nettolohn, der an den Mitarbeiter weitergeleitet wird, gibt es mehrere Schlüsselelemente, die als Kosten der Personalabrechnung klassifiziert werden. Einige davon beziehen sich auf die bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung verwendeten Arbeitskräfte und Materialien, während andere Kosten mit der Einhaltung behördlicher Vorschriften zum Quellensteuerabzug zusammenhängen. Zusätzliche Kosten wie die Bereitstellung von Anreizen und Leistungen für Mitarbeiter werden ebenfalls als Beispiele für Lohnkosten angesehen.
Die grundlegendsten Lohnkosten sind der Geldbetrag, der an den Mitarbeiter ausgezahlt wird. Dieser Betrag besteht aus dem, was nach Abzug eines eventuell notwendigen Einbehalts vom Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers übrig bleibt. Die Zahl kann auch Provisionen oder Bonuszahlungen enthalten, die dem Mitarbeiter zustehen, abzüglich eventuell anfallender Steuern oder anderer Quellensteuern.
Zu den Lohnkosten zählen neben dem Nettolohn des Arbeitnehmers auch die vom Arbeitnehmer einbehaltenen Steuern. Diese Steuern können bundesstaatliche, staatliche und lokale Steuern umfassen, abhängig von der Steuerstruktur, die in dem Gebiet vorherrscht, in dem das Unternehmen ansässig ist. Unternehmen sind in der Regel damit beauftragt, die Höhe der Arbeitgebersteuern, die zusammen mit den einbehaltenen Beträgen für Arbeitnehmer eingereicht werden müssen, anhand von Formeln zu berechnen, die von den zuständigen Steuerbehörden bereitgestellt werden.
Ein weiteres Beispiel für Lohnkosten betrifft die Gesundheits- und Pensionspläne, die den Mitarbeitern als Teil ihrer Vergütung gewährt werden. In einigen Fällen werden die Kosten der Krankenversicherung mit dem Arbeitnehmer geteilt, wobei ein Prozentsatz der Gesamtkosten vom Bruttolohn des Arbeitnehmers einbehalten und der Rest vom Arbeitgeber bezahlt wird. Der gleiche Ansatz kann bei der Finanzierung von Pensionsplänen verwendet werden, wobei sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber in jedem Lohnzyklus Beiträge leisten. Es gibt Unternehmen, die die gesamten Kosten für die Bereitstellung von Krankenversicherung, Renten und anderen Leistungen übernehmen und sich dafür entscheiden, keinen Teil der Kosten vom Lohn der Mitarbeiter einzubehalten.
Die Personalkosten umfassen neben diversen Einbehalten und Auszahlungen auch die tatsächlichen Kosten für die Erstellung und Pflege der Lohnbuchhaltung. Die anfallenden Arbeitskosten sind ein Beispiel für diese zusätzlichen Kosten. Im Falle einer Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen gelten die vom Lohnabrechnungsservice erhobenen Gebühren als Lohnkosten. Heutzutage entscheiden sich viele Unternehmen dafür, einen Lohnabrechnungsservice in Anspruch zu nehmen, um die Gesamtkosten der Lohnabrechnung so gering wie möglich zu halten.