Nicht abzugsfähige Ausgaben sind alle Arten von persönlichen oder geschäftlichen Ausgaben, die nicht als steuervergünstigt oder abzugsfähig in der jährlichen Steuererklärung anerkannt werden. Steuerbehörden stellen in der Regel Richtlinien zur Verfügung, die den Steuerzahlern helfen, festzustellen, welche Ausgaben abzugsfähig sind und welche nicht. Darüber hinaus müssen Steuerzahler in der Regel die Gründe für eine Ausgabe qualifizieren, bevor sie als nicht abzugsfähig eingestuft werden kann.
Eines der häufigeren Beispiele für individuelle Ausgaben, die als nicht abzugsfähig gelten, ist die Nutzung von persönlichem Eigentum für geschäftliche Zwecke. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer in der Regel weder Fahrleistungen von und zum Arbeitsplatz absetzen noch die Nutzung eines privaten Handys für geschäftliche Telefonate in der Steuererklärung angeben können. Obwohl es einige Ausnahmen gibt, wird jede Verwendung von Gütern in Privatbesitz in einer Weise, die entfernt mit der Arbeit verbunden ist, wahrscheinlich als nicht abzugsfähige Ausgaben angesehen. Darüber hinaus können diese Ausgaben sogar steuerpflichtig sein, wenn der Arbeitgeber beschließt, dem Arbeitnehmer ihre Verwendung zu erstatten.
Auf Unternehmensebene umfassen nicht abzugsfähige Ausgaben eine Reihe von Kosten, die während des Grundbetriebs des Unternehmens anfallen. Investitionsausgaben werden allgemein als Betriebsausgaben verstanden, können jedoch je nach aktuellem Steuerrecht und Art der damit verbundenen Ausgaben steuerlich absetzbar sein oder nicht. In den meisten Fällen ist es unwahrscheinlich, dass Geschäftsausgaben, die als Kapitalausgaben eingestuft werden können, für irgendeine Art von Steuervergünstigung oder -abzug in Frage kommen.
Unternehmen werden auch feststellen, dass alle Ausgaben, die in den Buchhaltungsbüchern als Herstellungskosten der verkauften Waren ausgewiesen werden, wahrscheinlich ebenfalls als nicht abzugsfähige Ausgaben eingestuft werden. Dies liegt daran, dass die Kosten als Teil des Standardbetriebs des Geschäftsmodells betrachtet werden und durch die Einnahmen aus diesem Geschäft ausgeglichen werden. Beispielsweise werden Ausgaben für die Aufrechterhaltung eines physischen Inventars von Teilen, die zur Aufrechterhaltung des Herstellungsprozesses erforderlich sind, in der Regel nicht als abzugsfähig angesehen.
Da sich die Steuergesetze ändern können, ist es wichtig, sich bei der Überlegung, ob bestimmte Kosten als abzugsfähige oder nicht abzugsfähige Ausgaben einzustufen sind, an die Steuerbehörden zu wenden. Bei einigen Arten von Abzügen kann es eine Grauzone geben, die es erforderlich macht, die Umstände der Kosten zu berücksichtigen, bevor sie für einen Steuerabzug verwendet werden können. Unternehmen, die an mehreren internationalen Standorten tätig sind, müssen sich an die für jeden dieser Standorte geltenden Steuergesetze halten, was bedeutet, dass was in einer Rechtsordnung als nicht abzugsfähige Ausgaben gilt und was nicht, in einer anderen eine völlig andere Klassifizierung haben kann.