Meilensteine des Projektmanagements treten auf, wenn entscheidende Phasen erreicht werden, wie die Fertigstellung eines Hauptberichts oder die Lieferung von Waren an den Kunden. Während das Ergebnis der Projektphase normalerweise viel Arbeit erfordert, um den Meilenstein selbst zu erreichen, ist keine Anstrengung erforderlich. Vielmehr ist ein Projektmanagement-Meilenstein ein Messpunkt im Arbeitsprozess. Oftmals in der Anfangsphase als Kontrollpunkte geplant, markieren Meilensteine nicht nur den Zeitplan oder die Phase eines Projekts, sondern auch seine Richtung.
In den obigen Beispielen, in denen ein Meilenstein ein abgeschlossener Bericht oder eine Kundenlieferung ist, kann der Projektmanager beispielsweise eine Richtungsänderung geplant haben, wie der nächste Schritt auf Grundlage dieser Ergebnisse erfolgen soll. Sollte sich herausstellen, dass in der Meldung etwas Wichtiges fehlte, musste entschieden werden, welcher Mitarbeiter für die schnelle Behebung des Fehlers zuständig ist. Wenn der Kunde mit dem gelieferten Artikel nicht zufrieden war, müssen Vorkehrungen für einen Vertriebsmitarbeiter getroffen werden, um das Problem zu besprechen und zu beheben. Solche Meilensteine des Projektmanagements führen dann zu einer Änderung der Richtung des Prozesses, um neuen Entscheidungen Rechnung zu tragen, die getroffen werden, um die notwendigen Ziele zu erreichen.
Wenn ein Projektmanagement-Meilenstein nur als Kontrollpunkt verwendet wird und nicht auch als möglicher notwendiger Richtungswechsel geplant wird, könnte ein kleines Problem auf dem Weg das Endziel beeinflussen. Wenn nur Projektmanagement-Meilensteine überprüft werden, könnten kleinere Details zunächst unbemerkt bleiben und alles noch pünktlich erscheinen lassen, was in Wirklichkeit nicht der Fall wäre. Bei einem Bauprojekt beispielsweise könnte der Zeitpunkt der Materiallieferung als einer der wichtigsten Meilensteine des Projektmanagements angesehen werden. Wenn es jedoch dabei bleibt und die Liste abgehakt ist, ohne sicherzustellen, dass alles vorhanden ist, um den Bau rechtzeitig abzuschließen, können diese Details ein großes Problem verursachen.
Wenn im ursprünglichen Projektplan für diese Art von Meilenstein auch ein Kontrollpunkt vorgesehen ist, sind fehlende Probleme viel unwahrscheinlicher. Dies macht Projektmanagement-Meilensteine viel wichtiger als nur eine Messung, aber auch ein wertvolles Planungsinstrument. Probleme schnell zu erkennen und dann die Richtung zu ändern, um sie umgehend zu bearbeiten, kann ein Projekt auf Kurs halten, ohne den gesamten Plan oder Zeitplan zu stören.