Administrative Assistant Management ist eine Stelle, bei der die Person die Sekretärinnen und das Verwaltungspersonal eines Unternehmens oder einer Firma beaufsichtigt. Alternativ kann es auch die Rolle eines einzelnen Verwaltungsassistenten beschreiben. Mitarbeiter in dieser Position unterstützen verschiedene Manager und Führungskräfte in Unternehmen. Die Aktivitäten können von der Beantwortung von Telefonanrufen und dem Entgegennehmen von Nachrichten bis hin zum Schreiben von Korrespondenz und der Terminvereinbarung für die unterstützten Fachkräfte reichen.
Mitarbeiter in der Rolle des Verwaltungsassistenten Management arbeiten in der Regel auf Aufsichtsebene und fungieren als Mentoren für die Verwaltungsassistenten der Mitarbeiter des Unternehmens oder der Gesellschaft. Dies beinhaltet die Planung der Stunden und Arbeitsrollen jedes der Assistenten. Fährt beispielsweise eine der Sachbearbeiterinnen, die zwei der Führungskräfte im Unternehmen unterstützen, für eine Woche in den Urlaub, dann sind die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für die administrative Unterstützung der beiden Führungskräfte zuständig.
Neben der Terminplanung ist die Ausbildung ein weiterer wichtiger Faktor, den das Management von Verwaltungsassistenten mit sich bringt. In Kursen, Kursen und Workshops für Verwaltungsassistenten können Führungskräfte wichtige Themen, Probleme und Trends mit den Assistenten abdecken, die ihnen helfen, ihre Aufgaben besser zu erfüllen. Dazu gehört die Recherche von Lern- und Ausbildungsmöglichkeiten sowie die Planung der Ausbildung und allfällige Zusatzvereinbarungen.
Die Einstellung ist eine weitere Facette der Position. Wenn zusätzliche Sekretariats- oder Verwaltungsmitarbeiter eingestellt werden müssen, veröffentlicht der Manager in diesem Bereich Stellenanzeigen, schreibt Lebensläufe und plant Vorstellungsgespräche. Der Manager kann auch an Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten beteiligt sein, um eine Vorauswahl für die Personen zu treffen, für die der Verwaltungsassistent direkt arbeitet.
Das Management von Verwaltungsassistenten erfordert auch, dass ein Manager als Bindeglied zwischen den Assistenten und den Personen, für die sie arbeiten, auftritt, falls Probleme auftreten. Persönlichkeitsprobleme, Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten zwischen Assistenten und ihren Vorgesetzten können und werden auftreten. In diesem Fall verlangt die Managementseite des Verwaltungsassistentengeschäfts, dass der Manager vermittelt und bei der Lösung von Problemen hilft.
Die Stellenbeschreibung für Verwaltungsassistenten kann variieren. Einige Assistenten beantworten einfach Telefone und verwalten den Zeitplan ihres Chefs. Andere sind stärker in das Geschäft involviert, einige führen den Vorverkauf oder die Vorprüfung durch oder führen ähnliche Aufgaben wie ihre Vorgesetzten aus. Die Verwaltung der Rolle des Verwaltungsassistenten anstelle der Verwaltung eines Pools von Verwaltungsassistenten erfordert, dass ein Mitarbeiter seine Eigenschaften, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale mit den Aufgaben und der Person, für die er arbeiten wird, abstimmt.
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