Prüfungsnachweise sind Beweismittel, die im Rahmen einer Finanzprüfung gesammelt werden. Während einer Prüfung gesammelte Nachweise können verschiedene Formen annehmen, und es müssen ausreichende Prüfungsnachweise vorliegen, damit der Prüfer eine abschließende Stellungnahme abgeben kann. Diese Beweise müssen ebenfalls sorgfältig kontrolliert werden, da sie potenziell vertrauliches Material enthalten können und der Zugang zu den Beweisen auf Personen beschränkt sein muss, die zur Prüfung befugt sind. Der Zugang ist auch beschränkt, um Manipulationen oder Eingriffe in die Nachweise zu verhindern, die die Prüfung beeinträchtigen könnten.
Bei einem Audit werden finanzielle Aufzeichnungen und Praktiken hinterfragt. Menschen können Audits aus einer Vielzahl von Gründen durchführen. Intern verwenden Unternehmen Audits, um sicherzustellen, dass alle ihre Praktiken legal sind. Audits können aus Compliance-Gründen auch extern durchgeführt werden, um festzustellen, ob ein Unternehmen Finanzinformationen korrekt berichtet oder nicht. Werden bei einem Audit Fehler aufgedeckt, müssen diese korrigiert werden und vorsätzliche Fehler können strafbar sein.
Personen können Prüfungsnachweise in zwei große Kategorien einteilen: intern und extern. Ein Beispiel für interne Revisionsnachweise könnte so etwas wie ein Scheckbuchregister sein. Externe Beweise umfassen Dinge wie Kontoauszüge. Beide Arten von Nachweisen können für eine Prüfung wichtig sein; Idealerweise sollten die Beweise übereinstimmen, die belegen, dass ein Unternehmen das Verfahren befolgt und seine Finanzpraktiken vollständig legal sind.
Die Sammlung von Beweisen kann das Sammeln von Dokumenten, die Beobachtung von Praktiken innerhalb eines Unternehmens und die Durchführung von Interviews mit Mitarbeitern umfassen. Dort können Interviews mit Personen, die für die Finanzbuchhaltung verantwortlich sind, zusammen mit anderen Mitgliedern des Personals geführt werden. Wenn ein Unternehmen betrügerische oder fragwürdige Aktivitäten ausführt, haben Mitarbeiter, die nicht direkt an der Aktivität beteiligt sind, möglicherweise Unregelmäßigkeiten bemerkt, die für Auditoren von Bedeutung sein könnten.
Während die Prüfer Nachweise sammeln, erfassen sie die Nachweise in den Prüfungsarbeitspapieren und stellen sicher, dass sie sorgfältig dokumentiert werden. Am Ende der Prüfung werden alle Nachweise geprüft und der Prüfer erstellt ein Prüfungsurteil. Prüfer müssen in der Lage sein, ihre Schlussfolgerungen mit Beweisen zu untermauern, die genau aufzeigen, wo Bedenken bestehen und wie sie zu der von ihnen erstellten Stellungnahme gekommen sind. Wenn ein Wirtschaftsprüfer beispielsweise angibt, dass ein Unternehmen wissentlich Steuerbetrug begangen hat, könnte er oder er auf Interviews in den Prüfungsnachweisen hinweisen, in denen Personen ihr Wissen über die Rechtswidrigkeit bestimmter Praktiken offengelegt haben, und kann mit Finanzunterlagen dokumentieren, dass diese Praktiken begangen wurden durch Firmenpersonal.