Verwaltungskosten sind eine Art von Geschäftsausgaben, die mit allen Kosten zu tun haben, die sich auf den gesamten Unternehmensbetrieb beziehen und nicht ohne weiteres einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden können. Als Ausgaben, die mit dem allgemeinen Serviceteil der Unternehmensaufzeichnung zu tun haben, tragen Verwaltungskosten dazu bei, indirekte Ausgaben zu berücksichtigen, die sich auf den gesamten Betrieb auswirken, anstatt sich auf einen einzelnen Geschäftsbereich zu konzentrieren. Unternehmen fast jeder Größe haben eine Art von Verwaltungsaufwand, der den Betrieb insgesamt unterstützt und profitiert und nicht nur auf einen kleinen Teil des Betriebs beschränkt ist.
Das allgemeine Verständnis von Verwaltungskosten ist jeder Aufwand, der keinen direkten Bezug zu den Produktionsaspekten des Geschäftsbetriebs hat. Ebenso umfassen Aufwendungen dieser Art auch keine direkten Kosten im Zusammenhang mit den Marketing- oder Finanzierungsbemühungen des Unternehmens. Stattdessen umfassen diese Kosten normalerweise Aufgaben, die sich auf alle Aspekte des Betriebs auswirken, einschließlich der Produktions-, Marketing- und Finanzierungsfunktionen.
Eines der häufigeren Beispiele für Verwaltungskosten betrifft die Vergütung, die den Führungskräften von Unternehmen angeboten wird. Während den meisten Führungskräften Aufgaben innerhalb des Geschäftsbetriebs zugewiesen sind, sind diese Aufgaben oft umfassender als die von Mitarbeitern, die speziell für die Arbeit an der Produktionslinie bestimmt sind. Ebenso werden Aufgaben der Nebenabteilungen, die die Produktions-, Marketing- und Finanzaspekte des Unternehmens unterstützen, in der Regel unter die allgemeine Überschrift der allgemeinen Dienstleistungen eingeordnet. Einige Beispiele für allgemeine Dienstleistungen umfassen die tägliche Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens, Arbeitsbeziehungen, Schadenverhütung sowie Versorgungs- und Bestandsfunktionen.
Obwohl sie nicht mit einer bestimmten Abteilung innerhalb der Unternehmensstruktur verbunden sind, ist die Verfolgung der Verwaltungskosten für das allgemeine finanzielle Wohlergehen des Unternehmens genauso wichtig wie die Kontrolle über die direkten Kosten. Wenn eine Unternehmensstruktur reorganisiert werden muss, um die Kosten zu senken und das Geschäft während eines wirtschaftlichen Abschwungs oder einer Änderung der Verbrauchernachfrage, die die Produktion in einem späteren Ausmaß einschränkt, weiterzuführen, besteht immer die Möglichkeit, dass sich die damit verbundenen Kosten verschieben der Exekutive oder in allgemeinen Diensten finden ebenfalls statt. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine Bewertung der Unternehmensstruktur ergibt, dass Aufgaben von zwei Führungskräften erfolgreich von einer geführt werden können oder die Prozesse des Rechnungswesens durch Outsourcing der Funktion abgewickelt werden können, anstatt weiterhin ein vollwertiges Rechnungswesen zu betreiben.