Voicemailboxen sind Nachrichtenkonten in einem computergestützten Sprachnachrichtensystem. Wenn ein Voicemail-Benutzer einen Telefonanruf erhält und der Anrufer beschließt, eine Nachricht zu hinterlassen, wird die Nachricht aufgezeichnet und gespeichert, bis der Benutzer beschließt, sie abzurufen und dann zu löschen oder zu speichern. Während das Wort „Box“ die Leute dazu anregen kann, sich einen physischen Container vorzustellen, der Nachrichten enthalten kann, ist dies nicht der Fall. Stattdessen wird mit „Box“ nur ein bestimmter Teil des Systems bezeichnet, der Voicemail aufzeichnet und speichert. Voicemailboxen sind in der Regel durch Passwörter oder Passcodes geschützt, um den Datenschutz zu gewährleisten, und bieten in der Regel eine begrenzte Kapazität zum Speichern von Nachrichten.
Wenn eine Person sagt, dass sie ihre Voicemailbox überprüfen muss, bedeutet dies normalerweise, dass sie eine Telefonnummer anrufen oder sich auf einer Website anmelden muss, um die Sprachnachrichten abzuhören, die Anrufer für sie auf einem computergestützten System hinterlassen haben. Der Teil dieses computergestützten Systems, der nur für ihn und seine Nachrichten reserviert ist, wird als Voicemailbox bezeichnet. Es gibt keine physische Box, auf die eine Person zugreifen kann, um diese Art von Nachrichten abzurufen. Dennoch fungiert diese Mailbox als Aufbewahrungsort für seine Sprachnachrichten, ähnlich wie eine normale Mailbox einen Platz zum Aufbewahren und Abrufen der eigenen Post bietet.
Normalerweise erstellt ein Voicemail-Benutzer ein Kennwort zum Abrufen von Nachrichten von seiner Voicemail-Box. Der Passwortschutz dient zwei grundlegenden Zwecken. Erstens bietet es ein Organisationssystem für das Voicemail-Unternehmen – Kombinationen aus Benutzername und Passwort ermöglichen es dem Unternehmen, für jeden Benutzer bestimmte Bereiche abzutrennen, sodass er direkt auf seine eigenen Nachrichten zugreifen kann. Zweitens hilft es, den Datenschutz zu gewährleisten, wenn eine Person ein Passwort für den Zugriff auf ihre Nachrichten benötigt. Solange er sein Passwort nicht mit anderen teilt, ermöglicht es ihm, sein Konto und seine Nachrichten privat zu halten.
Interessanterweise haben Voicemailboxen oft eine begrenzte Kapazität. Auf diese Weise ähneln sie normalen Postfächern. Voicemailboxen haben meist nur für eine bestimmte Anzahl von Minuten oder Stunden an Nachrichten genügend Platz. Wenn eine Person den für ihre Nachrichten zugewiesenen Speicherplatz überschreitet, erhalten ihre Anrufer möglicherweise eine aufgezeichnete Nachricht, die sie darüber informiert, dass die Mailbox des Voicemail-Benutzers voll ist. Damit seine Anrufer zusätzliche Nachrichten hinterlassen können, muss der Benutzer normalerweise einige der im System gespeicherten Nachrichten löschen.