Ein Frachtbrief ist ein Dokument, das sowohl als Vertrag als auch als Quittung zwischen einem Frachtunternehmen und seinen Kunden dient. Dieses Dokument beschreibt die Artikel, die der Kunde versendet, sowie die Bedingungen der Vereinbarung zwischen den beiden Parteien. Frachtunternehmen transportieren oft mehrere Ladungen auf demselben Schiff, Flugzeug oder LKW. Um den Überblick über diese verschiedenen Ladungen zu behalten, erstellt das Unternehmen einen Master-Frachtbrief, der den Frachtbrief für jede einzelne Ladung in einem einzigen Dokument zusammenfasst. Der Master-Frachtbrief enthält eine Vielzahl von Informationen, einschließlich Kontaktinformationen für Kunden, Artikelbeschreibungen und Vertragsbedingungen.
Jeder Master-Frachtbrief enthält einen Abschnitt, in dem das Unternehmen alle speziellen Anweisungen in Bezug auf eine Ladung oder Ladungen auflisten kann. In diesem Abschnitt enthält das Unternehmen eine Liste aller Frachtbriefnummern, die mit einer bestimmten Reise verbunden sind. Auf diese Weise kann die Reederei die von ihnen transportierten Ladungen leicht verfolgen und den Besatzungen helfen, zu bestimmen, welche Ladungen an jedem Stopp freigegeben werden. Alle diese kleineren Konnossemente, auch als Haus- oder zugrunde liegende Rechnungen bekannt, sind zur leichteren Bezugnahme auf der Rückseite des Hauptkonnossements angebracht.
Der Sammelfrachtbrief enthält auch grundlegende Informationen, darunter das Datum, an dem das Frachtunternehmen die Sendungen in Besitz genommen hat, und das Datum, an dem sie voraussichtlich zugestellt werden. Dieses Dokument enthält auch Bestimmungen darüber, wer für Schäden an jeder Ladung verantwortlich ist. Für Versender kann ein Abschnitt reserviert werden, um eventuelle Schäden zu vermerken, die sie beim Verladen der Ware sehen. Viele dieser Rechnungen haben einen Platz für einen Vertreter der Spedition, um die Ladungen zu unterschreiben, um darauf hinzuweisen, dass sie in gutem Zustand empfangen wurden.
Die Frachtindustrie ist stark auf Konsolidierer oder Makler angewiesen, die im Auftrag der Kunden den Transport von Gütern mit Frachtunternehmen vereinbaren. Der Hauptfrachtbrief enthält Kontaktinformationen sowohl für den Makler als auch für die zugrunde liegenden Kunden sowie Kontaktinformationen für die Person, die für den Empfang der Ware bestimmt ist.
Schließlich enthält der Master-Frachtbrief eine detaillierte Liste aller transportierten Frachten. Diese Liste enthält Artikel aus allen Ladungen und ist möglicherweise nicht nach Ladung geordnet. Wenn das Frachtunternehmen beispielsweise fünf Paletten Elektronik für Kunde A und fünf Paletten Elektronik für Kunde B transportiert, kann der Hauptfrachtbrief einfach zehn Kartons Elektronik auflisten. Dieses Dokument enthält Angaben zu Menge, Größe, Gewicht und Verpackung für jeden transportierten Artikel.