Die Rolle der Personalbeschaffung im Personalmanagement umfasst alle Aspekte der Einstellung und Bindung neuer Mitarbeiter. Es beginnt in der Regel mit der Ermittlung des Bedarfs an neuen Mitarbeitern in einem bestimmten Sektor und wird durch den Prozess der Erfüllung dieses Bedarfs fortgesetzt. Die Personalabteilung beteiligt sich auch an der Ausbildung neuer Mitarbeiter und der Entlassung von Mitarbeitern, die die Erwartungen nicht erfüllen.
Die Ermittlung des Bedarfs an neuen Mitarbeitern ist in der Regel die erste Aufgabe der Personalbesetzung im Personalmanagement. Dies beinhaltet die Bewertung der Arbeitsbelastung der aktuellen Mitarbeiter, um festzustellen, ob sie die Produktivitätsziele erreichen. Wenn diese Ziele nicht erreicht werden, muss die Personalabteilung entscheiden, ob eine Verschiebung des aktuellen Personals ausreicht, um die Ziele zu erreichen, oder ob zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden. Wenn zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden, muss die Abteilung ermitteln, ob Vollzeit-, Teilzeit- oder Zeitarbeitskräfte die geschäftlichen Anforderungen am besten erfüllen.
Sobald der Bedarf an mehr Arbeitskräften festgestellt ist, besteht der nächste Teil der Personalbesetzung im Personalmanagement darin, potenzielle Mitarbeiter zu rekrutieren. Dies kann das Versenden einer bürointernen Bekanntmachung, die Veröffentlichung einer Anzeige in einer Zeitung oder Online-Jobbörsen oder die Durchführung einer Karrieremesse in der Einrichtung oder im örtlichen Hotel umfassen. Die letzte Option ist besonders dann von Vorteil, wenn viele verschiedene Positionen zu besetzen sind. Zu dieser Aufgabe gehört es, Stellenbeschreibungen präzise und möglichst detailliert zu verfassen, damit potenzielle Bewerber auf Anhieb wissen, ob sie für die Stelle geeignet sind.
Die Befragung potenzieller neuer Mitarbeiter ist eine wichtige Rolle der Personalbesetzung im Personalmanagement und kann die zeitaufwändigste Aufgabe sein. Nachdem er Bewerbungen und Lebensläufe durchgesehen hat, um die qualifiziertesten Kandidaten zu finden, beginnt der Manager mit der Planung von Besprechungen mit jedem von ihnen. Während des Vorstellungsgesprächs müssen Führungskräfte sowohl feststellen, ob ein Kandidat zum Unternehmen passt, als auch ob das Unternehmen zum Kandidaten passt. Ein Kandidat kann eine beeindruckende Liste von Qualifikationen haben, aber nicht die gleiche Vision wie das Unternehmen haben, was ihn nicht ideal geeignet macht.
Auch nach der Einstellung neuer Mitarbeiter bleibt die Rolle der Personalbeschaffung im Personalmanagement erhalten. Die Abteilung ist in der Regel dafür verantwortlich, Hintergrundüberprüfungen durchzuführen, erforderliche Dokumente zu sammeln und dem neuen Mitarbeiter die für die Position erforderliche Schulung zu ermöglichen. Die Personalabteilung bewertet auch die laufenden Beziehungen zwischen den Arbeitnehmern und dem Arbeitgeber. In Fällen, in denen ein neuer oder aktueller Mitarbeiter die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt, ist normalerweise die Personalabteilung dafür verantwortlich, diesen Mitarbeiter zu entlassen.